Control horari amb geolocalització: és legal i fins on pot arribar l'empresa?

És una de les preguntes que més arriben quan una empresa té gent fora de l'oficina: es pot obligar a fitxar amb geolocalització? La resposta curta és que sí, i a més hi ha una llei que ho contempla expressament. La resposta llarga és que la majoria d'implantacions que veiem es passen de frenada, i és aquí on comencen els problemes.

El que decideix si el teu sistema és legal no és la tecnologia, sinó quan s'activa i què fas amb la dada. Registrar la ubicació en l'instant del fitxatge i registrar per on es mou algú durant vuit hores són dos tractaments diferents: el primer és un control horari i el segon és vigilància.

La resposta curta: sí que és legal, i hi ha un article que ho diu

A diferència d'altres controls laborals, la geolocalització té una norma pròpia i expressa. La Llei orgànica 3/2018 de protecció de dades li dedica l'article 90, dins del títol de garantia dels drets digitals.

Els ocupadors podran tractar les dades obtingudes mitjançant sistemes de geolocalització per a l'exercici de les funcions de control dels treballadors o els empleats públics previstes, respectivament, a l'article 20.3 de l'Estatut dels Treballadors i a la legislació de funció pública, sempre que aquestes funcions s'exerceixin dins del seu marc legal i amb els límits inherents a aquest.

L'habilitació és clara, però fixa't en el final: «amb els límits inherents a aquest». L'article 20.3 de l'Estatut permet a l'empresa adoptar mesures de vigilància i control per verificar el compliment de les obligacions laborals, però guardant «la consideració deguda a la dignitat» de la persona. Aquest és el filtre pel qual passa tota la resta.

El test que ho decideix tot: necessitat i proporcionalitat

L'Agència Espanyola de Protecció de Dades és molt constant en això: la geolocalització només se sosté si no existeix un mitjà menys invasiu que compleixi la mateixa finalitat. No n'hi ha prou que sigui útil, ni que l'empresa la prefereixi.

La conseqüència pràctica incomoda força empreses: si la teva plantilla fitxa en un terminal fix al centre de treball, afegir-hi geolocalització no està justificat. El terminal ja acredita la presència; la ubicació no aporta res que no se sàpiga, i sí que afegeix una intromissió. La geolocalització es justifica quan el centre de treball no és fix, no pas quan ho és.

Les quatre preguntes que convé respondre per escrit abans d'activar-la

• És idònia? Serveix realment per acreditar la jornada, o només per saber on és la gent?
• És necessària? Hi ha una altra manera d'acreditar el mateix —un terminal, una validació per xarxa, una signatura del client— que envaeixi menys?
• És proporcional? El benefici per a l'empresa compensa el sacrifici del dret a la intimitat?
• És la mínima possible? Captures només l'imprescindible, o estàs guardant coordenades exactes i un històric que ningú no mirarà?

Documentar aquestes respostes no és burocràcia: és la prova que vas fer el judici de proporcionalitat. Si el tractament és de risc —per volum, per sistematicitat o pel tipus de plantilla—, l'article 35 del RGPD exigeix a més una avaluació d'impacte formal.

Quina base jurídica fer servir (i per què no és el consentiment)

Aquest és l'error de disseny més repetit: demanar al treballador que accepti la geolocalització en instal·lar l'aplicació i donar el tema per resolt. No funciona. En una relació laboral el consentiment no es considera lliure, perquè qui el demana és qui paga la nòmina, i un consentiment que no és lliure no és vàlid.

La base que sosté el tractament és el compliment d'una obligació legal —el registre de jornada de l'article 34.9 de l'Estatut— combinada amb l'interès legítim de l'empresa a verificar que aquest registre és verídic. I l'AEPD hi afegeix un matís que convé interioritzar: encara que la persona hi consenti, això no salva un tractament que no sigui necessari ni proporcional quan hi ha tècniques menys invasives.

Què cal informar, i des d'octubre també al contracte

L'apartat 2 de l'article 90 no deixa marge d'interpretació sobre el quan ni sobre el com.

Amb caràcter previ, els ocupadors hauran d'informar de manera expressa, clara i inequívoca els treballadors o els empleats públics i, si escau, els seus representants, sobre l'existència i les característiques d'aquests dispositius. Igualment els hauran d'informar sobre el possible exercici dels drets d'accés, rectificació, limitació del tractament i supressió.

«Amb caràcter previ» vol dir abans d'engegar el sistema, no l'endemà. I «si escau, els seus representants» vol dir que si hi ha comitè d'empresa o delegats de personal, la informació també va per a ells.

A això s'hi ha sumat una obligació nova. Des del 5 d'octubre de 2026, el Reial decret 723/2026 inclou entre la informació obligatòria del contracte l'existència de sistemes automatitzats que intervinguin en decisions sobre la ubicació del lloc. Si el teu fitxatge geolocalitzat alimenta decisions d'aquest tipus, ja no n'hi ha prou amb la política de privacitat: ha de constar a la informació contractual, entregada abans que la persona comenci a treballar.

Què ha de dir la informació que entregues

• Què es captura exactament: coordenades, només validació dins o fora d'una zona, o adreça IP.
• En quin moment s'activa: únicament en registrar entrada, pausa o sortida, i mai entremig.
• Amb quina finalitat: acreditar la jornada, i cap altra.
• Quant es conserva: els registres de jornada, quatre anys, com exigeix l'article 34.9 de l'Estatut.
• Qui hi accedeix dins de l'empresa i amb quin perfil.
• Com exercir els drets d'accés, rectificació, limitació i supressió, tal com exigeix l'article 90.2.
• Quina alternativa existeix per a qui no pugui o no hagi de fer servir el mòbil personal.

On és el límit: el que converteix el fitxatge en vigilància

Aquestes són les pràctiques que fan saltar el sistema de ser un control horari legítim a ser un tractament il·lícit. No són matisos: són la diferència entre complir i no complir.

El que no pots fer

• Mantenir la ubicació activa durant tota la jornada. El fitxatge és un instant, no un estat continu.
• Capturar la posició després de fitxar la sortida. És l'incompliment més greu i el més fàcil de detectar, i xoca de front amb el dret a la desconnexió digital.
• Guardar un històric de coordenades exactes que ningú no necessita per acreditar una jornada.
• Fer servir la ubicació per a fins disciplinaris sense haver-ho informat com a finalitat.
• Obligar a fer servir el mòbil personal sense oferir alternativa ni compensació.
• Cedir-la a tercers —clients, asseguradores, empreses de ruta— sense base jurídica pròpia.

Quan sí que està plenament justificada

Al revés del que se sol pensar, la geolocalització no és sospitosa per si mateixa: en alguns escenaris és el mètode menys invasiu disponible, perquè l'alternativa seria un comunicat manual que ningú no pot verificar.

Supòsits en què el judici de proporcionalitat se supera amb escreix

• Personal comercial i tècnics de camp que comencen la jornada a casa d'un client i no passen per l'oficina.
• Repartiment i transport, on el centre de treball és literalment la ruta.
• Obra i construcció, amb talls que canvien cada poques setmanes.
• Serveis a domicili: assistència, manteniment, neteja, atenció domiciliària.
• Plantilles multicentre que roten entre seus i on importa saber en quina s'ha prestat el servei.
• Teletreball, però amb molta cautela: el lloc ja consta a l'acord, així que la ubicació poques vegades aporta res. Ho tractem a la guia del registre horari en teletreball.

Què t'hi jugues si ho fas malament

El risc ve per dues vies independents, i es poden acumular pels mateixos fets.

Les dues vies de sanció

• Protecció de dades. Vulnerar els principis de licitud, finalitat o minimització és la infracció més greu del RGPD: l'article 83.5 arriba fins a 20 milions d'euros o el 4% de la facturació mundial. Les resolucions de l'AEPD en aquesta matèria es mouen molt per sota d'aquest sostre, però el tractament fora d'horari és dels que se sancionen sense discussió.
• Laboral. Si el sistema es declara il·lícit, els registres que va generar perden valor probatori i et quedes sense registre de jornada vàlid: infracció greu de l'article 7.5 de la LISOS, de 751 a 7.500€ per centre de treball.
• I el risc processal, que no és una multa però fa igual de mal: una prova obtinguda amb un tractament il·lícit pot ser inadmesa, i amb ella cau la sanció disciplinària o l'acomiadament que la sostenia.

Pots estimar l'exposició laboral amb la nostra calculadora de sancions, i revisar els errors que més detecta la Inspecció a l'article sobre com NO fer el control horari.

Com implantar-la sense passar-se de frenada

Checklist d'implantació

• Decideix a qui s'aplica i a qui no. El normal és que la geolocalització tingui sentit per al personal mòbil i no per a qui fitxa en un terminal fix. Un únic criteri per a tota la plantilla acostuma a ser desproporcionat.
• Escriu el judici de proporcionalitat amb les quatre preguntes de més amunt, i valora si necessites avaluació d'impacte.
• Configura la captura a l'instant del fitxatge i comprova que l'aplicació no continuï demanant ubicació després.
• Informa per escrit i amb acusament, la plantilla i la representació legal, abans d'engegar res.
• Afegeix-ho a la informació contractual si alimenta decisions sobre ubicació, com exigeix el RD 723/2026 des d'octubre.
• Defineix accessos: qui pot veure la ubicació d'un fitxatge i qui no.
• Ofereix alternativa per a qui no disposi de mòbil d'empresa.
• Revisa-ho cada any, perquè les aplicacions canvien permisos i comportament amb les actualitzacions.

Com ho resol Horalia

La geolocalització d'Horalia està dissenyada al voltant de la regla que importa: registra la ubicació en el moment de fitxar, ni abans ni després. No hi ha seguiment continu perquè no hi ha res que segueixi la posició entre un fitxatge i el següent.

El que et dona, i el que deliberadament no fa

• Ubicació registrada en fitxar des de l'app mòbil, per al personal que es desplaça.
• Terminal de fitxatge —una tauleta en un punt fix on cada persona s'identifica amb el seu codi— per als centres on la geolocalització no estaria justificada. Dos escenaris, una sola eina.
• Correccions aprovades pel responsable, amb rastre de qui va fer el canvi i quan, en comptes de reescriure registres en silenci.
• Informes de jornada exportables en format oficial, a punt per lliurar a la Inspecció.
• Conservació durant els quatre anys que exigeix l'article 34.9.
• Dades allotjades a la Unió Europea, en compliment del RGPD.

I per a la part documental —la política de geolocalització, la informació de l'article 90.2 i la del contracte— tens la gestió documental amb signatura electrònica, que et permet acreditar que vas informar, a qui i quan. Pots descobrir Horalia o provar-la gratis.