Fitxatge digital: què és, quins mètodes existeixen i com triar un sistema vàlid

«Fitxatge digital» és la manera col·loquial d'anomenar el que la llei en diu registre de jornada: deixar constància, cada dia i per a cada persona, de a quina hora comença i acaba de treballar. El «digital» no és un caprici de llenguatge, sinó la direcció cap on va la norma: de la llibreta i el full de càlcul cap a sistemes que no es puguin reescriure sense deixar rastre.

Aquest article va del que és pràctic: quins mètodes existeixen, quins límits legals té cadascun i quin encaixa amb la teva empresa. Si el que busques és en quin punt està el reglament del registre horari digital i quan entra en vigor, això ho seguim al dia a l'article sobre el registre horari digital obligatori.

Què és exactament el fitxatge digital

No és una tecnologia concreta, sinó qualsevol sistema que compleixi el que demana l'article 34.9 de l'Estatut dels Treballadors: que l'empresa garanteixi el registre diari de jornada amb l'horari concret d'inici i finalització de cada persona treballadora.

D'aquí en surten quatre condicions que qualsevol mètode ha de complir, tant si l'usa una empresa de tres persones com una de tres mil.

Què fa vàlid un sistema de fitxatge

• Diari i per persona: no val un total setmanal ni un còmput per equip.
• Hora concreta d'inici i fi, no l'horari teòric que consta al contracte.
• Objectiu i fiable: que no el pugui alterar unilateralment ni l'empresa ni el treballador, i que qualsevol correcció deixi rastre de qui la va fer i quan.
• Accessible per a la persona treballadora, la seva representació legal i la Inspecció de Treball.
• Conservat 4 anys, i recuperable el dia que el demanin.

Fixa't en el que no diu: no diu «app», ni «empremta», ni «terminal». La norma és neutra en tecnologia, i per això la pregunta útil no és «això és legal?» sinó «això aguanta una inspecció i un plet per hores extres?».

Els sis mètodes que es fan servir avui, amb la seva lletra petita

Aquesta és la part que decideix la implantació. Els ordenem de més a menys ús real a les pimes espanyoles, amb el límit legal de cadascun.

1. Aplicació mòbil

• Com funciona: cada persona fitxa des del seu telèfon amb el seu propi usuari, i el registre queda segellat en el moment.
• Per a qui: plantilles que es mouen, treball híbrid, diversos centres, obra, repartiment, servei a domicili.
• La lletra petita: si exigeixes el mòbil personal, has d'oferir alternativa o compensació. I si hi afegeixes ubicació, entres al terreny del fitxatge amb geolocalització, que té les seves pròpies regles.

2. Terminal fix al centre de treball

• Com funciona: una tauleta o dispositiu en un punt comú on cada persona s'identifica amb un codi personal.
• Per a qui: botigues, tallers, magatzems, hostaleria; qualsevol lloc amb un centre de treball estable i gent que no porta el mòbil a sobre durant el torn.
• La lletra petita: cal evitar que una persona pugui fitxar per una altra. Un codi compartit per tot l'equip no acredita res.

3. Panell web des de l'ordinador

• Com funciona: es fitxa des del navegador, amb la sessió iniciada.
• Per a qui: oficina i teletreball, on l'ordinador ja és l'eina de treball.
• La lletra petita: no confonguis «estar connectat» amb «estar fitxat». L'estat actiu d'una eina de missatgeria no és un registre de jornada vàlid.

4. Targeta o clauer de proximitat

• Com funciona: s'acosta una targeta a un lector a l'entrada.
• Per a qui: centres amb control d'accessos ja instal·lat, on el fitxatge s'aprofita d'alguna cosa que ja existeix.
• La lletra petita: la targeta identifica la targeta, no la persona. Es deixa, s'oblida i es perd, així que convé combinar-la amb alguna cosa més.

5. Biometria: el mètode més restringit

• Com funciona: empremta dactilar o reconeixement facial.
• El problema: són dades de categoria especial de l'article 9 del RGPD, i l'AEPD manté un criteri molt restrictiu sobre el seu ús per al control de presència.
• La lletra petita: el consentiment del treballador no és base suficient per si sol, perquè en una relació laboral no es considera lliure. Cal acreditar necessitat i proporcionalitat, i gairebé sempre hi ha una alternativa menys invasiva que serveix igual.
• Conclusió pràctica: llevat que tinguis una justificació sòlida i documentada, és el mètode que més risc t'afegeix pel menor benefici.

6. Paper i fulls de càlcul

• Com funciona: una plantilla signada o un fitxer compartit que algú omple.
• Situació legal: avui continua sent formalment vàlid. L'article 34.9 no exigeix format digital.
• La lletra petita: és el que pitjor aguanta una inspecció, perquè s'omple a posteriori, es modifica sense rastre i no acredita quan es va escriure cada cosa. I el reglament en tramitació el deixarà fora.

Quin mètode encaixa amb la teva empresa

La resposta gairebé sempre depèn d'una sola variable: on és físicament la teva gent quan comença a treballar.

Per escenari

• Tothom en un centre fix: terminal. És el més simple i el que menys dades tracta.
• Plantilla que es desplaça: app mòbil, i valora si necessites ubicació o en tens prou amb el segell d'hora.
• Oficina i teletreball: panell web, amb el mateix sistema per als dies presencials i els remots.
• Diversos centres amb rotació: app o terminal per centre, però amb un únic sistema que consolidi els registres.
• Equips mixtos, que és el cas més comú: un sistema que admeti diversos mètodes alhora, per no mantenir dues eines en paral·lel.

Què t'hi jugues si no el portes, o el portes malament

La transgressió de les normes en matèria de registre de jornada és una infracció greu de l'article 7.5 de la LISOS, i l'article 40.1.b en fixa els imports vigents.

Quanties de la infracció greu

• Grau mínim: de 751 a 1.500€.
• Grau mitjà: de 1.501 a 3.750€.
• Grau màxim: de 3.751 a 7.500€.
• La sanció s'imposa per centre de treball, no per cada persona afectada. El nombre de persones serveix per graduar l'import, no per multiplicar-lo.
• Falsejar els registres agreuja la qualificació i pot comportar responsabilitat en matèria de Seguretat Social per les hores no cotitzades.

Però igual que amb altres incompliments documentals, el cost més gran no acostuma a ser la multa: és que sense registre no tens prova. En una reclamació per hores extraordinàries, els tribunals tendeixen a donar per bona l'estimació del treballador quan l'empresa no aporta un registre que la contradigui. Pots estimar la teva exposició amb la calculadora de sancions i veure els errors més freqüents a l'article sobre com NO fer el control horari.

Com triar sistema: les preguntes que de debò importen

Checklist per comparar proveïdors

• Les correccions deixen rastre? Qui la va fer, quan i què va canviar. Si no, descarta'l.
• Pot la persona consultar els seus propis registres sense demanar-los a ningú?
• Exporta en un format que puguis entregar a la Inspecció sense muntar res a mà?
• Conserva els 4 anys i et deixa recuperar-los encara que canviïs de pla o de responsable?
• Admet diversos mètodes alhora? Gairebé cap plantilla és homogènia.
• On estan allotjades les dades? Dins de la Unió Europea t'estalvia un problema de transferències internacionals.
• Què passa amb les pauses? Si el conveni les regula, el sistema les ha de poder registrar per separat.

Com ho resol Horalia

Horalia està construïda sobre la idea que una sola plantilla poques vegades fitxa d'una sola manera, així que els mètodes conviuen en el mateix sistema en comptes d'obligar-te a triar-ne un.

El que cobreix

• App mòbil, panell web i terminal de fitxatge —una tauleta en un punt fix on cada persona s'identifica amb el seu codi— funcionant alhora per a la mateixa empresa.
• Geolocalització opcional en el moment del fitxatge, només per a qui es desplaça i només si et fa falta.
• Correccions aprovades pel responsable, registrades com a correcció i mai sobreescrites en silenci.
• Saldo horari per treballador, amb les hores de més i les que falten, per compensar-les amb descans o a la nòmina.
• Informes de jornada exportables en format oficial, a punt per lliurar a la Inspecció.
• Sense biometria, que és precisament el mètode que més complicacions de protecció de dades afegeix.
• Dades allotjades a la Unió Europea i registres conservats els 4 anys exigits.

Pots descobrir Horalia o provar-la gratis.