19 de desembre del 2025
Registre horari digital obligatori 2026/27
Tot el que les empreses han de saber sobre el nou registre horari digital obligatori a Espanya: terminis, requisits, sistemes vàlids i obligacions.
El registre horari digital obligatori serà una realitat per a totes les empreses a Espanya a partir de 2026, tot i que la seva aplicació pràctica podria allargar-se fins a 2027, tal com ha passat amb altres reformes laborals recents. Aquesta obligació afectarà totes les empreses amb persones treballadores, independentment de la seva mida o sector.
Procés d’aprovació i entrada en vigor
El procés legislatiu del nou marc normatiu es va iniciar al setembre de 2025, quan el registre horari digital obligatori es va incloure dins d’una reforma laboral més àmplia. A l’octubre de 2025 es va obrir la fase de consulta pública, i l’aprovació definitiva del decret s’espera al llarg de 2026.
Un cop el text sigui publicat al Butlletí Oficial de l’Estat (BOE), la norma entrarà en vigor en un termini breu. Tot i que inicialment es preveia l’inici a principis de 2026, és realista pensar que l’aplicació plena es pugui endarrerir fins a 2027 per qüestions administratives i d’adaptació tècnica.
És obligatori el registre horari digital?
Sí. La nova regulació exigirà que el registre de la jornada laboral es faci mitjançant sistemes digitals o electrònics. Fins que el decret no entri formalment en vigor, alguns mètodes tradicionals com el paper o els fulls d’Excel podrien continuar sent acceptats de manera transitòria. Tot i això, es recomana fermament a les empreses que facin el pas cap a solucions digitals amb antelació per evitar riscos en possibles inspeccions.
Requisits clau del registre horari digital obligatori
- Sistema digital: el registre s’haurà de fer mitjançant programari o dispositius electrònics; el paper i els fulls de càlcul deixaran de ser vàlids.
- Registre complet: s’hauran de recollir diàriament l’hora d’entrada, sortida, pauses i, si escau, les hores extraordinàries i la seva compensació.
- Identificació individual: cada treballador haurà de fitxar amb credencials úniques (usuari i PIN, codi QR, targeta o NFC), excloent sistemes biomètrics d’alt risc.
- Traçabilitat i inalterabilitat: els registres no podran modificar-se sense deixar rastre tècnic auditable.
- Accés remot: la Inspecció de Treball i els representants dels treballadors hauran de poder accedir als registres de forma remota.
- Accés del treballador: cada empleat haurà de poder consultar fàcilment els seus propis registres.
- Conservació de dades: els registres s’hauran de conservar com a mínim durant quatre anys, garantint-ne la integritat i disponibilitat.
- Seguretat: les dades hauran d’estar xifrades tant en trànsit com en emmagatzematge, amb controls d’accés i còpies de seguretat.
- Usabilitat: el sistema haurà de ser senzill i accessible per a tot tipus de perfils professionals.
- Actualització normativa: el proveïdor del programari haurà d’adaptar el sistema als canvis legals sense intervencions manuals per part de l’empresa.
Obligacions per a les empreses
L’obligació d’implantar el registre horari digital afecta totes les empreses, tot i que l’impacte variarà segons la mida, els recursos i els models de treball. El repte comú és disposar d’un sistema digital fiable, senzill i conforme a la llei, capaç d’adaptar-se a diferents horaris, ubicacions i tipologies de jornada.
Entre les principals obligacions empresarials destaquen:
- Implantar o adaptar sistemes digitals que garanteixin la traçabilitat i la integritat de les dades.
- Assegurar que el fitxatge sigui personal, directe i immediat per part del treballador.
- Proporcionar eines accessibles per a tota la plantilla, incloent alternatives per a qui no disposi de dispositiu personal.
- Formar el personal i definir procediments interns clars d’ús del sistema.
- Permetre l’accés remot als registres tant als treballadors com a la Inspecció de Treball.
Sistemes vàlids de registre horari digital
La norma no imposa una tecnologia concreta, però sí uns estàndards mínims de seguretat, traçabilitat i accessibilitat. Entre els sistemes vàlids s’hi inclouen:
- Sistemes web o d’escriptori accessibles des d’ordinadors autenticats.
- Aplicacions mòbils per a smartphones o tauletes amb identificació de l’usuari i opcions com codis QR o geolocalització puntual.
- Terminals físics connectats a un sistema centralitzat mitjançant PIN, targetes o NFC.
- Altres mètodes digitals traçables que identifiquin de manera fiable el treballador i generin registres inalterables.
Recomanació
El registre horari digital obligatori per a 2026/27 exigeix preparació anticipada. Revisar els sistemes actuals, eliminar pràctiques que deixaran de ser vàlides i escollir una solució digital segura i traçable reduirà significativament el risc de sancions i millorarà el control, l’eficiència i la transparència en la gestió del temps de treball.
Limitacions i pràctiques prohibides
La futura regulació també definirà clarament algunes pràctiques que quedaran restringides o prohibides per garantir el compliment efectiu:
- Registrar la jornada en paper o mitjançant Excel sense traçabilitat certificada.
- Utilitzar sistemes biomètrics d’alt risc (empremtes, reconeixement facial) sense una justificació legal i tècnica sòlida.
- Obligar els treballadors a utilitzar dispositius personals sense oferir alternatives.
- Aplicar geolocalització o seguiment continu fora del moment estrictament necessari del fitxatge.
- Modificar, eliminar o sobrescriure registres sense deixar un rastre tècnic complet.
Conclusió
El registre horari digital obligatori 2026/27 suposa un canvi profund en la manera com les empreses han de gestionar i documentar el temps de treball. Més enllà del compliment legal, aquesta transició és una oportunitat per millorar processos interns, reduir errors, evitar sancions i reforçar la transparència en les relacions laborals.
