Com NO fer el control horari: primeres multes

Més de 980 empreses van ser sancionades als primers mesos de la llei de control horari. T'expliquem quins errors cometen les empreses, quines multes s'apliquen i com evitar-les amb l'eina adequada.

L'obligació de registrar la jornada laboral porta en vigor des del maig de 2019. Tot i això, moltes empreses continuen cometent els mateixos errors una i altra vegada: no porten cap registre, el porten de forma deficient, permeten que algú diferent de l'empleat modifiqui els fitxatges o simplement fan servir una eina que no compleix els requisits legals.

La Inspecció de Treball porta anys actuant, i les dades són eloqüents: en els primers mesos després de l'entrada en vigor de la norma, més de 980 empreses van acabar amb un expedient sancionador i es van registrar més de 5.300 expedients per incompliments. La multa mitjana va rondar els 1.057 euros. I això va ser només el principi.

Què revisa la Inspecció de Treball?

Quan la Inspecció de Treball visita una empresa per comprovar el compliment del control horari, revisa tres elements concrets:

Els tres punts que comprova la Inspecció

L'existència d'un registre de jornada: l'empresa ha de poder acreditar que porta el registre de forma sistemàtica per a tots els seus empleats.
La validesa del sistema utilitzat: el mètode de fitxatge ha de ser objectiu, fiable i no permetre que algú diferent del propi treballador modifiqui el registre sense deixar-ne constància.
La validesa del registre en si mateix: el contingut ha de ser complet, coherent i conservar-se durant els quatre anys que exigeix la norma.

Si qualsevol d'aquests tres elements falla, l'empresa s'exposa a una sanció. I no cal que tot falli alhora: un registre incomplet, una eina que permeti modificar fitxatges sense traça o la simple absència de dades d'algun treballador poden ser suficients perquè l'inspector aixequi una acta.

Qui està obligat a portar el control horari?

Pràcticament totes les empreses amb treballadors per compte aliè. La llei no estableix excepcions per mida ni sector. Només queden fora determinades relacions laborals de caràcter especial, com les altes direccions, els treballadors domèstics, els esportistes professionals o els artistes en espectacles públics, entre d'altres.

Per a la resta —és a dir, per a la immensa majoria de pimes i autònoms amb empleats— el registre diari de la jornada és una obligació legal des de fa anys. I amb l'arribada del nou decret de fitxatge digital obligatori, aquesta obligació es reforçarà encara més.

Les multes per incompliment: lleus, greus i molt greus

Les sancions per incomplir la normativa de control horari es classifiquen en tres nivells segons la gravetat:

Tipus d

Infraccions lleus (70 € – 750 €): quan l'empresa no informa els seus treballadors sobre les condicions laborals o no els facilita accés als informes del seu propi registre horari.
Infraccions greus (751 € – 7.500 €): quan hi ha hores extra no pagades, irregularitats en el registre horari o absència total de registre. És la categoria més habitual en les inspeccions.
Infraccions molt greus (7.501 € – 225.018 €): quan les hores extra han estat realitzades per menors de 18 anys, o quan hi ha impagament reiterat o sistemàtic de la remuneració pactada.

Important

En empreses amb diversos treballadors, les sancions poden aplicar-se per cada empleat afectat. Una infracció greu que afecti 10 treballadors pot multiplicar l'import fins als 75.000 euros. El risc de no complir no és només normatiu: és econòmic i reputacional.

Els errors més habituals que acaben en sanció

Després d'anys d'inspeccions, el patró d'incompliments es repeteix. Aquests són els errors més freqüents que detecta la Inspecció de Treball:

Errors que generen expedients sancionadors

No portar cap registre: continuar usant mètodes verbals o simplement no registrar la jornada.
Usar un Excel o paper sense respectar els requisits mínims: sense hora d'inici i fi, sense conservació de quatre anys o sense accés garantit per al treballador.
Permetre que sigui l'empresa (i no l'empleat) qui omple o modifica els fitxatges sense deixar traça del canvi.
No tenir el registre disponible quan ho sol·licita la Inspecció: tot i que existeixi, si no es pot presentar de seguida, també pot derivar en sanció.
Registres incomplets: empleats que no fitxen durant dies o setmanes sense que l'empresa ho detecti ni ho corregeixi.
Ignorar els treballadors en remot o els que treballen en diferents centres: tots estan obligats a registrar la seva jornada, independentment d'on treballin.

El 20% de les empreses inspeccionades ha estat multat per incompliment del control horari. Les petites empreses són les més afectades, tant per la manca d'implementació com pels intents de modificar registres de forma fraudulenta.

Què ha de fer la teva empresa per no córrer aquest risc

La bona notícia és que complir amb la normativa de control horari no és complicat si es compta amb l'eina adequada. Aquestes són les mesures essencials:

Passos per estar en regla

Implementar un sistema de fitxatge digital que registri l'hora d'inici i fi de la jornada, les pauses i les hores extra.
Assegurar-se que el sistema és inalterable: qualsevol modificació ha de quedar registrada amb usuari, data i motiu.
Garantir que cada empleat pot consultar el seu propi registre en qualsevol moment.
Conservar els registres durant almenys quatre anys en un format que pugui presentar-se a la Inspecció de manera immediata.
Configurar avisos automàtics per detectar quan un empleat no ha fitxat, i actuar abans que s'acumulin registres incomplets.
Cobrir tots els empleats: presencials, en remot, a temps parcial i de tots els centres de treball.

Beneficis de portar el control horari correctament

Més enllà d'evitar multes, un control horari ben implementat té un impacte positiu directe en la gestió de l'equip:

Beneficis reals per a l

Transparència i confiança: un registre clar redueix els malentesos i conflictes laborals sobre hores treballades.
Control d'hores extra: es detecten desviacions abans que es converteixin en problemes en nòmina o en demandes laborals.
Millora de la productivitat: les dades de jornada permeten optimitzar la distribució del treball i els torns.
Facilita el tancament de nòmines: si el registre s'integra amb la gestió de nòmines, el procés mensual s'automatitza.
Protecció davant conflictes laborals: davant una reclamació d'un empleat, l'empresa pot acreditar exactament les hores treballades i la seva compensació.

Horalia: compliment automàtic, sense complicacions

Horalia és una plataforma de gestió laboral pensada per a pimes i autònoms amb empleats que cobreix de forma automàtica tots els requisits de la normativa vigent i els del nou decret de fitxatge digital. Amb Horalia, el registre és inalterable, traçable, accessible per a cada empleat i exportable per a la Inspecció en segons.

El que Horalia fa per la teva empresa

Fitxatge multidispositiu: mòbil, navegador o terminal físic, en presencial o en remot.
Registre inalterable amb log de modificacions: cada canvi queda traçat.
Avisos automàtics quan un empleat no ha fitxat.
Gestió d'absències, vacances i permisos integrada.
Planificació de torns visual i intuïtiva.
Gestió documental amb signatura biométrica digital.
Informes per a la Inspecció generats en segons.

Vols saber a quant podria ascendir una sanció a la teva empresa en funció del nombre d'empleats i el tipus d'infracció? Fes servir la nostra calculadora de sancions de control horari i obtén una estimació en segons.

Conclusió

Més de 980 empreses van ser sancionades en els primers mesos de la llei. No portar registre, portar-lo malament o fer servir una eina inadequada són les causes més comunes. Amb Horalia, el compliment és automàtic, el registre és sempre vàlid i la teva empresa està protegida davant qualsevol inspecció.