Com preparar la teva empresa per a una auditoria laboral: guia i checklist

Una auditoria laboral gairebé mai arriba quan et va bé. Pot començar amb la denúncia d'un empleat, amb una campanya planificada del Pla Estratègic de la Inspecció de Treball i Seguretat Social 2025-2027 o, cada cop més, amb un encreuament automàtic de dades entre la Seguretat Social, l'Agència Tributària i el SEPE que detecta una incoherència a la teva empresa. En els tres casos, el resultat depèn del mateix: de si pots posar la documentació sobre la taula en qüestió de minuts o si l'has de reconstruir.

I el context no convida a improvisar. La ITSS ha reforçat la plantilla amb més de 500 inspectors i subinspectors i ha prioritzat justament els àmbits on més empreses fallen: temps de treball, igualtat retributiva, riscos psicosocials i falsos autònoms. Preparar-se ja no és una tasca d'assessoria: és una tasca d'organització interna.

Auditoria laboral i inspecció: no són el mateix

Convé separar dues coses que sovint es confonen. L'auditoria laboral preventiva és voluntària: l'encarrega la mateixa empresa —a la seva assessoria, a un despatx o al seu departament de RRHH— per detectar incompliments abans que ho faci ningú altre. No té conseqüències sancionadores i el seu valor és precisament aquest.

L'actuació inspectora és una altra cosa: la fa la Inspecció de Treball i Seguretat Social en exercici d'una potestat pública, i pot acabar en requeriment, en acta d'infracció o en acta de liquidació de quotes. La preparació és idèntica en tots dos casos; el que canvia és qui truca a la porta i què passa si la documentació no apareix.

Com arriba la Inspecció a la teva empresa

Les tres vies d'inici

• Denúncia: d'una persona treballadora, de la representació legal o d'un sindicat. És l'origen més freqüent i acostuma a arribar després d'una sortida conflictiva o d'una reclamació d'hores extres.
• Campanya planificada: actuacions programades per sector, mida o territori dins del Pla Estratègic de la ITSS. Aquí no hi ha res personal: et toca per perfil d'empresa.
• Encreuament de dades: la Inspecció explota informació de la Tresoreria General de la Seguretat Social, l'Agència Tributària i el SEPE. Una jornada declarada a temps parcial amb una cotització incoherent, o un volum de facturació que no quadra amb la plantilla donada d'alta, activen l'alerta sense que ningú denunciï.

I un advertiment sobre el «previ avís»: no sempre existeix. La Llei 23/2015, ordenadora del Sistema d'Inspecció de Treball i Seguretat Social, és explícita sobre les facultats de l'inspector.

Entrar lliurement en qualsevol moment i sense previ avís a tot centre de treball, establiment o lloc subjecte a inspecció i romandre-hi.

Què està mirant la Inspecció el 2026

El Pla Estratègic de la ITSS 2025-2027 concentra l'esforç en cinc fronts. Saber quins són et permet auditar-te per on realment mirarà l'inspector, en comptes de repassar-ho tot per igual.

Les cinc prioritats

• Temps de treball: registre de jornada, hores extraordinàries no pagades ni cotitzades, descansos entre jornades i jornada dels contractes a temps parcial.
• Igualtat: plans d'igualtat, registre retributiu, auditoria retributiva i protocols davant l'assetjament sexual i per raó de sexe.
• Riscos psicosocials: avaluació de la càrrega mental i del ritme de treball, salut mental i política de desconnexió digital.
• Algoritmes laborals: biaixos i manca de transparència en els sistemes automatitzats de selecció, assignació de tasques i avaluació de l'acompliment.
• Economia irregular: falsos autònoms, contractes temporals fraudulents i hores treballades per sobre de les contractades.

La documentació que et demanaran

Aquesta és la llista que apareix, amb poques variacions, en qualsevol actuació inspectora. Anota el termini de conservació de cada bloc: és tan important com tenir el document.

Documentació obligatòria i terminis

• Registres diaris de jornada dels últims 4 anys, amb hora concreta d'inici i final per persona (article 34.9 de l'Estatut dels Treballadors).
• Contractes de treball signats i vigents, amb les pròrrogues i annexos, i la comunicació al servei públic d'ocupació dins dels 10 dies hàbils següents a la seva formalització.
• Còpia bàsica dels contractes lliurada a la representació legal de les persones treballadores, quan n'hi hagi.
• Nòmines i justificants de pagament, juntament amb els documents de cotització (RLC i RNT) dels 4 anys anteriors.
• Pla de prevenció de riscos laborals, avaluació de riscos —inclosos els psicosocials—, planificació de l'activitat preventiva i justificants de formació i informació en PRL.
• Reconeixements mèdics oferts i documentació de vigilància de la salut.
• Registre retributiu (totes les empreses) i pla d'igualtat amb auditoria retributiva registrat al REGCON (a partir de 50 persones).
• Protocol davant l'assetjament sexual i per raó de sexe, i protocol LGTBI per a empreses de més de 50 persones.
• Canal de denúncies intern i la seva política de gestió, obligatori des de la Llei 2/2023 per a empreses de 50 o més treballadors.
• Política de desconnexió digital elaborada amb audiència prèvia de la representació legal (article 88 de la LOPDGDD).
• Informació al treballador sobre els sistemes de control —fitxatge, geolocalització, videovigilància— i el registre d'activitats de tractament del RGPD.
• Justificants de formació obligatòria, inclòs el permís retribuït de 20 hores anuals quan sigui aplicable.

El registre de jornada: el punt que genera més actes

Si hi ha un document que l'inspector demana sempre, és el registre horari. És el que permet verificar de cop la jornada, les hores extraordinàries, els descansos i la coherència amb les nòmines i les cotitzacions. I és el més fàcil de suspendre, perquè moltes empreses el continuen sostenint amb fulls de càlcul.

L'empresa garantirà el registre diari de jornada, que haurà d'incloure l'horari concret d'inici i finalització de la jornada de treball de cada persona treballadora.

El precepte hi afegeix que els registres han de romandre a disposició de les persones treballadores, dels seus representants legals i de la Inspecció de Treball durant quatre anys. «A disposició» vol dir al mateix centre de treball i accessibles en el moment de la visita: no val prometre que s'enviaran la setmana següent. Ho desenvolupem a l'article sobre les sancions per no dur el control horari.

Errors freqüents que detecta una auditoria

Els fallos que més es repeteixen

• Documentació dispersa: contractes al correu del responsable, nòmines en una carpeta compartida, fitxatges en un Excel i protocols en un PDF que ningú no sap si és l'última versió.
• Registres de jornada emplenats a posteriori: idèntics tots els dies, sense pauses i sense rastre de qui els va modificar. No acrediten el temps real i l'inspector ho detecta de seguida.
• Discrepàncies entre hores fitxades i nòmina: hores extres que consten al registre però que no apareixen retribuïdes ni cotitzades. És la via directa a l'acta de liquidació.
• Documents signats sense traçabilitat: sense segell de temps ni evidències del procés de signatura, l'empresa no pot provar quan es va lliurar ni qui va signar realment.
• No informar la plantilla del sistema de control, requisit del RGPD i de l'article 20.3 de l'Estatut dels Treballadors.
• Polítiques obsoletes: protocols d'assetjament anteriors a l'última reforma, plans d'igualtat caducats o registres retributius que no s'han actualitzat en dos anys.
• Personal que no sap on és res: la persona que gestionava la documentació va marxar i ningú més no té els accessos.

Què passa el dia de la visita

L'inspector s'identifica, comunica l'objecte de l'actuació i pot requerir la compareixença de l'empresari, entrevistar-se en privat amb les persones treballadores i examinar la documentació. L'empresa té un deure de col·laboració: negar l'accés, amagar documents o retardar deliberadament el lliurament constitueix obstrucció a la tasca inspectora, una infracció autònoma que se sanciona a més del que es descobreixi.

L'actuació pot acabar de tres maneres: sense conseqüències, amb un requeriment per esmenar en un termini determinat, o amb una acta d'infracció. Si arriba l'acta, disposes de 15 dies hàbils des de la notificació per presentar al·legacions davant l'òrgan competent. Aquest termini és curt, i s'aprofita molt millor si la documentació ja està ordenada.

Sancions: quant costa no estar preparat

Quanties vigents de la LISOS

• Registre de jornada (infracció greu): de 751 a 1.500 € en grau mínim, de 1.501 a 3.750 € en grau mitjà i de 3.751 a 7.500 € en grau màxim, aplicable per centre de treball i graduable segons el nombre de persones afectades.
• Prevenció de riscos laborals: infraccions greus de 2.451 a 49.180 € i infraccions molt greus de 49.181 a 983.736 €.
• Falsos autònoms i altes indegudes (molt greu en matèria de Seguretat Social): de 7.501 a 225.018 €, més la liquidació de les quotes no ingressades amb recàrrec.
• Incompliments en matèria d'igualtat: no elaborar o no aplicar el pla d'igualtat és infracció greu, i pot comportar la pèrdua d'ajuts i bonificacions i la prohibició de contractar amb el sector públic.
• Canal de denúncies: la Llei 2/2023 preveu sancions de fins a 1.000.000 € per a les infraccions molt greus.
• Obstrucció a la tasca inspectora: infracció greu per si sola, que s'acumula a les altres.

Tingues present, a més, que les infraccions en l'ordre social prescriuen als tres anys —cinc en el cas de les molt greus en prevenció—, de manera que la Inspecció no es limita al que està passant avui. Pots estimar l'exposició concreta de la teva empresa amb la nostra calculadora de sancions.

Checklist per preparar l'auditoria

Deu punts a verificar abans que truquin a la porta

• Registre de jornada digital i traçable, amb marca en temps real i constància de qui va modificar cada dada i quan.
• Conservació garantida de 4 anys i exportació immediata en un format llegible per a l'inspector.
• Coherència entre fitxatges, nòmines i cotitzacions: revisa que les hores extres registrades estiguin retribuïdes i cotitzades.
• Contractes i annexos signats electrònicament amb segell de temps i evidències del procés de signatura.
• Un únic repositori documental amb control de versions, en què l'última versió vigent de cada política sigui inequívoca.
• Permisos per rol: qui pot veure cada document, amb accés restringit a la informació sensible i a les dades de salut.
• Registre retributiu actualitzat i, si tens 50 o més persones, pla d'igualtat registrat i auditoria retributiva.
• Canal de denúncies operatiu i la seva política de gestió documentada, si superes les 50 persones treballadores.
• Avaluació de riscos al dia, inclosos els psicosocials, i justificants de la formació en PRL rebuda per cada persona.
• Prova de lliurament i informació: acusaments de recepció de les polítiques comunicades a la plantilla, inclosa la del sistema de control horari.

Com preparar-te per a una auditoria laboral amb Horalia

La diferència entre una auditoria que es resol en un matí i una altra que acaba en acta rarament és el compliment de fons: és poder demostrar-lo. Per això la peça central és el gestor documental d'Horalia, que centralitza en un únic lloc els documents i les polítiques exigides a l'empresa i els deixa a disposició immediata en cas d'inspecció.

Què resol el gestor documental

• Un únic repositori per a contractes, annexos, nòmines, protocols, plans i polítiques internes: s'ha acabat buscar l'última versió en tres carpetes i un correu.
• Disponibilitat immediata: quan l'inspector demana un document concret, es localitza i es descarrega a l'instant, des del mateix centre de treball.
• Signatura electrònica avançada amb evidències del procés i segell de temps, de manera que pots provar qui va signar, què va signar i quan. Ho expliquem a fons a l'article sobre gestió documental i signatura electrònica.
• Distribució massiva de polítiques a tota la plantilla amb acusament de recepció, la prova que t'exigiran que la informació va arribar a cada persona.
• Control de versions i historial de cada document, per acreditar des de quan és vigent cada protocol.
• Permisos per rol i dades allotjades a la Unió Europea, en compliment del RGPD i de la LOPDGDD.

Al seu voltant, la resta de la plataforma cobreix els altres fronts de l'auditoria: el control horari amb historial inalterable i conservació de 4 anys, la gestió d'absències i vacances, els horaris i calendaris, els torns i el canal de denúncies que exigeix la Llei 2/2023. Pots descobrir Horalia o provar-la gratis i arribar a la pròxima auditoria amb els deures fets.