10 de gener del 2026
Gestió documental i signatura electrònica
Com Horalia simplifica la gestió documental a RRHH i permet signar documents amb signatura electrònica avançada amb biometria, complint el reglament eIDAS.
La gestió documental és una de les àrees més crítiques i, alhora, més desateses dins dels departaments de Recursos Humans. Contractes laborals, documents de formació, polítiques internes, prevenció de riscos o comunicacions obligatòries sovint es dispersen entre correus electrònics, carpetes compartides i sistemes poc estructurats.
Un gestor documental centralitzat permet ordenar tota aquesta informació, garantir-ne la disponibilitat i reduir errors administratius. Quan, a més, s’hi integra un sistema de signatura electrònica, els processos s’acceleren de manera notable, eliminant temps morts, impressions innecessàries i desplaçaments.
La importància de la gestió documental a Recursos Humans
Un programari de gestió documental orientat a RRHH no serveix només per emmagatzemar arxius, sinó per estructurar processos. Permet assignar documents a empleats concrets, controlar versions, saber qui ha llegit o signat cada document i mantenir un històric complet i auditable.
Això és especialment rellevant en entorns amb obligacions legals creixents, on demostrar que un document ha estat lliurat, llegit i signat correctament pot marcar la diferència davant d’una inspecció o d’un conflicte laboral.
Com la signatura electrònica accelera els processos de signatura
La signatura electrònica elimina completament els colls d’ampolla tradicionals associats a la signatura de documents. Ja no cal imprimir, escanejar ni perseguir signatures físiques: tot el procés es realitza de manera digital i amb plena traçabilitat.
A més de reduir els temps, la signatura electrònica millora l’experiència de l’empleat, que pot signar documents des de qualsevol lloc i dispositiu, i aporta més control a l’àrea de RRHH, que pot supervisar l’estat de cada document en temps real.
Signatura electrònica avançada amb biometria a Horalia
Horalia incorpora un sistema de signatura electrònica avançada amb biometria, dissenyat per oferir un alt nivell de seguretat jurídica sense renunciar a la simplicitat d’ús. Aquest sistema permet signar documents digitals recollint evidències tècniques que vinculen de manera inequívoca el signant amb el document.
Compliment normatiu
La signatura electrònica avançada de Horalia compleix el Reglament (UE) Nº 910/2014, conegut com eIDAS, assegurant la identificació del signant, la integritat del document i la traçabilitat completa del procés de signatura.
Requisits de la signatura electrònica avançada segons eIDAS
El reglament europeu eIDAS estableix un conjunt de condicions que ha de complir una signatura electrònica avançada per tenir plena validesa legal. Aquests requisits estan pensats per garantir que la signatura es pugui atribuir sense ambigüitats a una persona concreta i que el document no hagi estat modificat després de l’acte de signatura.
- Identificació inequívoca del signant, permetent saber qui ha signat el document.
- Vinculació única de la signatura amb el signant, evitant-ne la reutilització o la suplantació.
- Control exclusiu del signant sobre les dades de creació de la signatura durant el procés.
- Vinculació de la signatura amb el contingut signat, de manera que qualsevol canvi posterior sigui detectable.
- Garantia d’integritat del document després de la signatura.
- Generació d’evidències electròniques del procés de signatura (dates, hores, accions i participants).
- Possibilitat de verificació tècnica de les evidències en auditories o procediments judicials.
- Custòdia i conservació segura dels documents i evidències durant el període legalment exigible.
Què aporta la biometria a la signatura electrònica?
La biometria reforça el compliment dels requisits eIDAS incorporant dades dinàmiques del mateix acte de signatura com la velocitat, nombre de punts o acceleració. Aquestes dades permeten vincular de manera més robusta el signant amb el document i aportar una major força probatòria.
Procés de signatura de documents a Horalia
El procés de signatura de documents a Horalia està dissenyat per ser intuïtiu, àgil i completament digital des del primer moment. Tot comença amb la pujada del document a la plataforma, on la persona responsable pot definir-ne el títol, classificar-lo correctament i assignar-lo als empleats o persones que l’han de signar.
Un cop carregat el document, Horalia permet configurar visualment les àrees de signatura. Des d’un visor interactiu, l’administrador pot indicar qui ha de signar, en quina pàgina i en quina posició exacta. Aquest enfocament redueix errors habituals i accelera la preparació dels documents.
Després de la configuració, el document s’envia automàticament als signants. Cada destinatari rep una notificació dins de la plataforma i un correu electrònic amb accés directe al document, que pot revisar còmodament des de qualsevol dispositiu, ja sigui ordinador, tauleta o mòbil.
Quan el signant accedeix al document, pot revisar-ne el contingut i procedir a la signatura electrònica avançada. Durant aquest acte de signatura es capturen les dades biomètriques associades al traç, reforçant la vinculació entre el signant i el document i aportant una major seguretat jurídica al procés.
A mesura que es completen les signatures, Horalia genera confirmacions automàtiques i actualitza l’estat del document en temps real. L’àrea de Recursos Humans pot consultar en tot moment quins documents estan pendents, signats o finalitzats, mantenint un control complet i traçable sense necessitat de gestions manuals.
Conclusió
La gestió documental i la signatura electrònica avançada amb biometria de Horalia permeten complir amb eIDAS, reduir temps, reforçar la seguretat jurídica i centralitzar tots els processos documentals de RRHH en una única plataforma.
