Llei 2/2023: com complir-la amb un canal de denúncies intern

La Llei 2/2023, de 20 de febrer, reguladora de la protecció de les persones que informin sobre infraccions normatives i de lluita contra la corrupció, obliga totes les empreses de 50 o més persones treballadores a disposar d'un canal de denúncies intern. No és una recomanació de bones pràctiques: és una obligació legal que, si no es compleix, se sanciona com a infracció molt greu.

La norma transposa la Directiva (UE) 2019/1937 de whistleblowing i els seus terminis d'implantació ja han vençut: juny de 2023 per a les empreses de més de 250 persones i desembre de 2023 per a les de 50 a 249. Tot i així, moltes pimes continuen sense canal, o el tenen muntat sobre un correu electrònic genèric que no compleix ni la meitat dels requisits.

Què és un canal de denúncies i què exigeix la llei

Un canal de denúncies —també anomenat canal ètic, i que la llei denomina Sistema intern d'informació— és el mecanisme que permet comunicar, de manera confidencial o anònima, infraccions normatives i conductes irregulars dins d'una organització: assetjament laboral o sexual, frau, corrupció, discriminació, conflictes d'interès o incompliments ambientals.

La lògica de la Llei 2/2023 és senzilla: si una persona detecta una irregularitat, ha de poder comunicar-la sense por a represàlies i amb la garantia que algú la investigarà dins d'un termini. Per això la norma no es limita a exigir que existeixi una bústia, sinó que regula qui la gestiona, en quant de temps cal respondre i com es documenta tot el procés.

Quines empreses estan obligades a tenir canal de denúncies

Subjectes obligats per la Llei 2/2023

• Totes les empreses privades amb 50 o més persones treballadores, independentment del sector.
• Independentment de la seva mida: empreses de serveis financers, entitats subjectes a la normativa de prevenció del blanqueig de capitals, i les de seguretat del transport i medi ambient.
• Partits polítics, sindicats, organitzacions empresarials i fundacions que rebin o gestionin fons públics.
• Tot el sector públic: administracions, organismes públics, autoritats independents, universitats públiques i societats mercantils amb participació pública majoritària.

Un matís que sovint passa desapercebut: les empreses de 50 a 249 persones treballadores poden compartir recursos per a la gestió de les investigacions, i fins i tot externalitzar la gestió del canal en un tercer. El que no poden fer és delegar la responsabilitat: l'empresa continua sent responsable del compliment.

Els requisits que ha de complir el canal de denúncies

Aquest és el punt on fallen la majoria dels canals improvisats. La llei no exigeix només un mitjà de contacte, sinó un sistema amb garanties concretes i verificables.

Requisits legals del canal ètic

• Confidencialitat: ha de preservar la identitat de l'informant, de la persona afectada i de qualsevol tercer esmentat a la comunicació.
• Anonimat: el sistema ha de permetre presentar comunicacions sense identificar-se, i mantenir el diàleg posterior amb l'informant anònim.
• Accessible a tercers: no només a la plantilla, sinó també a exempleats, candidats, becaris, autònoms, proveïdors, contractistes i accionistes.
• Responsable del Sistema designat per l'òrgan d'administració, amb autonomia i independència en l'exercici de les seves funcions.
• Política del canal aprovada per l'òrgan d'administració, prèvia consulta amb la representació legal de les persones treballadores.
• Llibre-registre d'informacions rebudes, confidencial i a disposició de l'autoritat competent quan ho requereixi.
• Compliment del RGPD i de la LOPDGDD en tot el tractament de dades, amb la intervenció del delegat de protecció de dades quan n'hi hagi.
• Procediment accessible i documentat, que expliqui els canals disponibles, els drets de l'informant i les conseqüències de les comunicacions falses fetes a consciència.
• Prohibició expressa de represàlies contra qui informa i contra el seu entorn.

Els terminis que no es poden incomplir

La Llei 2/2023 imposa un calendari estricte des del moment en què entra una comunicació. Perdre el control d'aquests terminis és una de les maneres més habituals d'incomplir sense adonar-se'n.

Calendari de tramitació de la denúncia

• 7 dies naturals per enviar el justificant de recepció a l'informant des de la recepció de la comunicació.
• 10 dies hàbils per decidir si la comunicació s'admet a tràmit.
• 5 dies hàbils per notificar la inadmissió, motivada, si la comunicació es rebutja.
• 3 mesos com a màxim per resoldre la investigació, ampliables a 3 mesos més en casos d'especial complexitat, informant l'informant de la pròrroga.

El Responsable del Sistema: qui gestiona el canal

L'òrgan d'administració ha de designar una persona física —o un òrgan col·legiat— com a Responsable del Sistema intern d'informació. Ha d'exercir les seves funcions de manera autònoma i independent, no pot rebre instruccions sobre com tramitar cada cas i el seu nomenament es comunica a l'autoritat competent.

Aquí apareix un problema pràctic molt comú a les pimes: si el canal el gestiona la mateixa persona que dirigeix Recursos Humans i la denúncia va sobre un comandament intermedi del seu equip, la imparcialitat queda compromesa. Per això convé poder designar diverses persones responsables i instructores i repartir els expedients segons el tipus de denúncia, amb accés restringit a cada cas.

Protecció de l'informant i prohibició de represàlies

El nucli de la norma no és la bústia, sinó la protecció. La llei prohibeix qualsevol represàlia contra qui informa durant els dos anys següents a la finalització de la investigació, incloent-hi acomiadaments, canvis de lloc o de funcions, denegació de formació, assetjament, discriminació o qualsevol tracte desfavorable.

Correspon a l'empresa demostrar que la mesura adoptada respon a motius justificats i aliens a la comunicació realitzada.

Aquesta inversió de la càrrega de la prova és determinant: si un treballador que va denunciar és acomiadat mesos després, serà l'empresa qui haurà d'acreditar que la decisió no té relació amb la denúncia. Sense traçabilitat documental —dates, expedients, decisions motivades— aquesta prova és pràcticament impossible de construir.

La protecció s'estén a més a l'entorn de l'informant: familiars, companys de feina, representants legals i entitats vinculades a la persona que comunica la infracció.

Sancions: què arrisca una empresa sense canal de denúncies

No disposar de canal de denúncies estant-hi obligat, o impedir que funcioni correctament, constitueix una infracció molt greu. El règim sancionador de la Llei 2/2023 és un dels més durs de l'àmbit del compliment normatiu a Espanya.

Quanties de les sancions

• Infraccions lleus: fins a 10.000 € per a persones físiques i fins a 100.000 € per a persones jurídiques.
• Infraccions greus: de 10.001 a 30.000 € per a persones físiques i de 100.001 a 600.000 € per a persones jurídiques.
• Infraccions molt greus: de 30.001 a 300.000 € per a persones físiques i de 600.001 a 1.000.000 € per a persones jurídiques.
• Sancions accessòries en els casos molt greus: publicitat de la sanció, prohibició de contractar amb el sector públic i d'obtenir subvencions durant un màxim de 3 anys.

A això s'hi suma el cost indirecte: una irregularitat que no troba un canal intern acaba sortint pel canal extern de l'autoritat competent, per la Inspecció de Treball o directament per la premsa. Si vols fer-te una idea de l'ordre de magnitud de les sancions en matèria laboral, pots fer servir la nostra calculadora de sancions.

Per què un correu electrònic no és un canal de denúncies

La solució improvisada més freqüent és crear una adreça tipus denuncies@empresa.com i donar-la per vàlida. No ho és, i el motiu és fàcil de veure quan es contrasta amb els requisits legals.

El que una bústia de correu no pot garantir

• No hi ha anonimat real: l'adreça del remitent, la signatura del correu i les metadades identifiquen l'informant.
• No hi ha control de terminis: ningú avisa que queden dos dies per al justificant de recepció o que l'expedient compleix tres mesos.
• No hi ha llibre-registre ni historial d'auditoria que permeti acreditar davant l'autoritat què es va fer i quan.
• No hi ha separació d'accessos: qualsevol amb accés a la bústia llegeix tots els casos, inclosos aquells en què està implicat.
• No hi ha canal de retorn anònim: si l'informant no s'identifica, l'instructor no li pot demanar aclariments.

Com complir la Llei 2/2023 amb el canal de denúncies d'Horalia

Horalia inclou un canal de denúncies integrat a la mateixa plataforma on ja gestiones la jornada, les absències i la documentació laboral. No cal contractar una altra eina ni muntar un projecte: s'activa des de la configuració i es publica l'enllaç.

Tot el que exigeix la llei, resolt a la plataforma

• Formulari guiat per categories —assetjament, frau, corrupció, discriminació, conflictes d'interès o infraccions ambientals— accessible des del mòbil o l'ordinador.
• Denúncia anònima o identificada, a elecció de l'informant, amb codi de seguiment per consultar l'expedient i respondre l'instructor sense revelar la seva identitat.
• Designació de tantes persones responsables i instructores com necessitis, amb accés restringit a cada expedient.
• Avisos automàtics del justificant de recepció als 7 dies naturals i del venciment del termini de 3 mesos.
• Llibre-registre exportable i historial d'auditoria inalterable per acreditar el compliment davant l'autoritat competent.
• Xifratge d'extrem a extrem, servidors a la Unió Europea i supressió automàtica de les dades quan deixen de ser necessàries.

I com que el compliment no s'acaba al canal ètic, al mateix lloc tens el control horari obligatori, la gestió d'absències i la gestió documental amb signatura electrònica. Pots descobrir Horalia o provar-la gratis i tenir el canal publicat el mateix dia.