Com gestionar el personal de l'empresa quan no tens departament de RRHH

A la immensa majoria d'empreses espanyoles no hi ha ningú que es dediqui només a Recursos Humans. Segons el Directori Central d'Empreses (DIRCE) de l'INE, a 1 de gener de 2025 hi havia 3,31 milions d'empreses actives al país, però més de la meitat no tenia cap empleat. Dels prop d'1,5 milions que sí que donen feina a algú, gairebé 6 de cada 10 només tenen un o dos empleats i tot just un 5% arriba als 20 treballadors. Els RRHH els porta el gerent entre reunió i reunió, la persona d'administració a estones o directament la gestoria un cop al mes.

El problema no és la manca de departament. El problema és que les obligacions laborals no depenen de la mida de l'empresa: el registre horari de l'article 34.9 de l'Estatut, el registre retributiu, el calendari de vacances o la conservació de la documentació s'apliquen exactament igual si tens tres persones que si en tens tres-centes. Aquest article explica com ordenar-ho sense contractar ningú i sense muntar cap departament.

Qui porta realment els Recursos Humans en una pime

Quan no hi ha departament, les funcions de RRHH no desapareixen: es reparteixen. La gestoria s'encarrega de les nòmines, les altes i les baixes a la Seguretat Social i les comunicacions al SEPE. La resta —vacances, fitxatges, horaris, contractes signats, permisos, incidències— acaba en una sola persona que ho fa a més de la seva feina, normalment amb un full de càlcul i la bústia de correu.

Aquest model funciona fins a un punt molt concret: mentre puguis recordar-ho tot de memòria. A partir de vuit o deu persones, cada canvi de torn, cada dia de vacances pendent i cada document per signar es converteixen en una petita decisió que has de prendre sense dades. I quan aquesta persona està de vacances o marxa de l'empresa, la informació se'n va amb ella.

Les obligacions no depenen de la mida de l'empresa

Hi ha una idea molt estesa —i molt cara— que diu que la normativa laboral és per a les empreses grans. No ho és. La majoria d'obligacions neixen amb el primer treballador contractat, i la Inspecció de Treball no aplica descomptes per volum. L'exemple més clar és el registre de jornada.

L'empresa garantirà el registre diari de jornada, que haurà d'incloure l'horari concret d'inici i finalització de la jornada de treball de cada persona treballadora, sense perjudici de la flexibilitat horària que s'estableixi.

El mateix article obliga a conservar els registres quatre anys i a tenir-los a disposició de les persones treballadores, dels seus representants i de la Inspecció. No hi ha cap llindar de plantilla: n'hi ha prou amb tenir una persona contractada per estar-hi obligat. I el nou reglament de registre horari digital, pendent d'aprovació, l'endurirà encara més exigint accés remot i immediat per part de la Inspecció.

Quines obligacions tens segons la mida de la plantilla

• Des del primer treballador: registre diari de jornada (art. 34.9 ET), registre retributiu amb els valors mitjans desglossats per sexe i grup professional (art. 28.2 ET i RD 902/2020), lliurament del rebut de salaris (art. 29.1 ET), calendari laboral anual exposat al centre (art. 34.6 ET) i pla de prevenció de riscos laborals (Llei 31/1995).
• Des del primer treballador, també: registre del contracte a l'oficina pública d'ocupació dins dels 10 dies següents a la seva formalització (art. 16.1 ET) i política interna de desconnexió digital (art. 88 de la LOPDGDD).
• Fins a 10 treballadors —o fins a 25 si hi ha un únic centre de treball—: l'empresari pot assumir personalment l'activitat preventiva si treballa habitualment al centre i té la capacitat necessària (art. 30.5 de la Llei 31/1995).
• A partir de 50 persones: pla d'igualtat negociat i registrat (RD 901/2020), mesures planificades LGTBI (RD 1026/2024) i canal intern d'informació de la Llei 2/2023.
• Sempre que hi hagi teletreball regular: acord de treball a distància per escrit i registre horari adaptat (Llei 10/2021).

Si t'acostes al llindar dels 50, val la pena anticipar-ho: el canal de denúncies té requisits de confidencialitat i terminis de resposta que no s'improvisen. Ho detallem a l'article sobre la Llei 2/2023 i el canal de denúncies.

Per què l'Excel i el correu se't queden curts

El full de càlcul no és el problema en si mateix: el problema és que no té traçabilitat, no notifica ningú i no prova res davant d'una inspecció. Aquests són els punts on falla sempre, i no depenen de com de bé estigui fet.

Els cinc punts on falla la gestió per Excel i correu

• No demostra res: un Excel es pot modificar a posteriori sense deixar rastre. El registre horari ha de ser fiable i inalterable, i un full editable difícilment ho acredita davant de la Inspecció.
• Les vacances se solapen: sense un calendari compartit, les peticions s'aproven per ordre d'arribada i ningú no veu que mitja botiga té la mateixa quinzena reservada fins que és massa tard.
• Els documents es perden: contractes, annexos, nòmines i acusaments de rebut repartits entre correus, carpetes i calaixos. Quan et fa falta el document signat, sempre és el que no trobes.
• Tot passa per una sola persona: cada consulta sobre dies pendents, cada canvi de torn i cada justificant genera una interrupció. És el coll d'ampolla que fa que la gestió de personal sembli que ocupa el doble del que hauria.
• No hi ha dades per decidir: sense saldo horari ni històric d'absències no es pot saber qui acumula excés d'hores, qui té dies pendents ni si l'absentisme puja o baixa.

Els quatre processos que has d'ordenar primer

No cal digitalitzar-ho tot alhora. Hi ha un ordre que funciona bé perquè comença pel que és obligatori i pel que més temps et menja cada setmana.

Per aquest ordre

• 1. Registre horari: és l'única obligació d'aquesta llista que la Inspecció pot comprovar en cinc minuts i sancionar el mateix dia. Ha de recollir inici i fi de jornada de cada persona, cada dia, i conservar-se quatre anys.
• 2. Vacances i absències: un calendari únic amb el saldo de dies de cada persona, les sol·licituds i les aprovacions. Elimina la meitat de les consultes que arriben per correu i evita els solapaments.
• 3. Documentació i signatura: contractes, annexos, política de desconnexió, protocols i comunicacions, amb constància de lliurament i de signatura. És el que et salva quan hi ha una reclamació.
• 4. Horaris i torns: publicar el quadrant amb antelació i notificar-ne els canvis. A hostaleria, retail o sanitat és el procés que genera més fricció diària i el que més hi guanya quan es digitalitza.

El segon punt té, a més, un termini legal que s'incompleix constantment: les vacances no es poden comunicar sobre la marxa, sinó que el calendari ha d'estar tancat amb dos mesos d'antelació.

El calendari de vacances es fixarà a cada empresa. La persona treballadora coneixerà les dates que li corresponguin dos mesos abans, almenys, del començament del gaudi.

Què costa fer-ho malament

La comparació honesta no és entre «gastar en software» i «no gastar», sinó entre el cost d'ordenar la gestió i el cost de no fer-ho. Aquests són els imports vigents del text refós de la Llei sobre infraccions i sancions en l'ordre social (LISOS).

Imports de les sancions més habituals

• No portar el registre de jornada: infracció greu de 751 a 7.500 €, aplicable per treballador afectat.
• No tenir registre retributiu o no facilitar-lo: infracció greu de 751 a 7.500 €; si es tradueix en discriminació salarial, molt greu de 7.501 a 225.018 €.
• No implantar el pla d'igualtat quan és obligatori: infracció greu de 751 a 7.500 €, que arriba a 225.018 € quan el pla derivava d'un acord substitutori d'una sanció.
• No avaluar els riscos laborals, inclosos els psicosocials: infracció greu de 2.451 a 49.180 €.
• No disposar de canal intern d'informació quan pertoca: infracció molt greu de la Llei 2/2023, amb multes de fins a 1.000.000 € per a persones jurídiques.

A més de la multa hi ha el cost invisible: el recàrrec i els interessos si l'acta arriba acompanyada de liquidació de quotes, i la dificultat de defensar-te en un judici per hores extraordinàries quan no tens registres. Pots estimar l'exposició concreta de la teva empresa amb la nostra calculadora de sancions.

La clau: que l'empleat es gestioni sol

Aquí hi ha el canvi de mentalitat que estalvia més temps. Quan no hi ha departament de RRHH, l'objectiu no és fer la gestió més ràpida: és treure-la de sobre de la persona que s'ha convertit en el coll d'ampolla. I això s'aconsegueix donant autonomia a la plantilla.

Si cada persona fitxa des del mòbil, consulta els seus dies pendents sense preguntar, demana les vacances des de l'app i signa els documents al mateix lloc, el volum de consultes cau en picat. Al responsable només li queda el que realment requereix criteri: aprovar o denegar. La resta —el càlcul de saldos, els avisos, l'arxiu, la conservació durant quatre anys— ho fa el sistema.

Per on començar quan la gestió del personal recau només en tu: un pla de 30 dies

Intentar-ho tot alhora és la manera més segura d'abandonar-ho a la segona setmana. Un ordre realista, en quatre passos d'una setmana cadascun:

Un mes per deixar-ho ordenat

• Setmana 1 · Fes inventari: quantes persones tens, amb quin tipus de jornada, quants dies de vacances li queden a cadascú i on són avui els contractes signats. Si aquestes quatre respostes no les tens en menys de deu minuts, ja saps per on comença el problema.
• Setmana 2 · Posa el fitxatge en marxa: dona d'alta l'equip, explica en cinc minuts com es fitxa i fixa la data a partir de la qual el paper i l'Excel deixen de valer. És el pas que tanca l'exposició legal més immediata.
• Setmana 3 · Trasllada les vacances i absències: carrega els saldos de dies i obre les sol·licituds des de l'app. A partir d'aquí el calendari és únic i visible, i les peticions deixen d'arribar per WhatsApp.
• Setmana 4 · Ordena la documentació: puja els contractes i annexos vigents, envia a signar el que estigui pendent i deixa establert el circuit per a les altes futures.
• A partir del segon mes: horaris i torns publicats amb antelació, informes mensuals de jornada i absentisme, i revisió del registre retributiu.

Com gestionar el personal amb Horalia

Horalia està pensada exactament per a aquest escenari: empreses sense departament de RRHH on la gestió de personal la porta algú que ja té una altra feina. Tot està en una sola plataforma, els empleats hi accedeixen des del mòbil i la configuració inicial es fa en una tarda.

Tot el que cobreix, sense contractar ningú

• Fitxatge des del mòbil, el navegador o un terminal fix, amb registres inalterables, traçabilitat de qualsevol modificació i conservació automàtica dels 4 anys que exigeix l'article 34.9 de l'Estatut.
• Vacances i absències amb autoservei: cada persona veu el seu saldo i demana els dies des de l'app; tu només aproves o denegues, i el calendari d'equip avisa dels solapaments.
• Horaris i quadrants de torns publicats amb antelació i amb notificació automàtica dels canvis, amb saldo horari en temps real per veure qui acumula hores de més o de menys.
• Gestió documental amb signatura electrònica: contractes, annexos, polítiques i comunicacions signats a distància, amb constància de lliurament i arxiu centralitzat.
• Canal de denúncies integrat, llest per si arribes al llindar de 50 persones o el vols implantar abans de manera voluntària.
• Informes de jornada, hores extres i absentisme exportables, per tenir la documentació preparada abans que la demanin i no després.

Si el que tens al davant és una contractació, també et pot ajudar l'article sobre com reclutar personal amb un software ATS. Pots provar Horalia gratis i tenir el registre horari funcionant avui mateix.