Com reclutar personal de manera pràctica amb un software ATS

Contractar una persona és, per a la majoria de pimes, el procés de Recursos Humans que més temps consumeix i pitjor documentat queda. Les candidatures arriben per tres o quatre canals diferents, els currículums acaben repartits entre les safates d'entrada de cada responsable i, al cap de dues setmanes, ningú no sap del cert a qui s'ha entrevistat, a qui s'ha descartat i per què.

Un software ATS resol exactament aquest problema: centralitza totes les candidatures en un únic lloc i les fa avançar per fases fins a la contractació. En aquest article t'expliquem què és un ATS, què fa que un full de càlcul no pugui fer i com fer-lo servir, de punta a punta, en un procés de selecció real.

Què és un software ATS

ATS són les sigles d'Applicant Tracking System, en català «sistema de seguiment de candidats». És una eina que organitza tot el procés de selecció des d'un únic lloc: des que publiques la vacant fins que la persona escollida s'incorpora a l'empresa.

La idea central és que cada candidatura deixa de ser un correu solt i passa a ser un expedient amb estat. Cada persona ocupa una fase concreta del procés («rebuda», «entrevista telefònica», «prova tècnica», «oferta»), i qualsevol membre de l'equip pot veure en quin punt es troba sense preguntar a ningú.

Això és el que diferencia un ATS d'una carpeta de currículums: no és un magatzem de fitxers, és un flux de treball. I com que registra qui ha fet cada moviment i quan, també és la traçabilitat del procés.

Què deixes de fer quan poses un ATS

La millor manera d'entendre per a què serveix un ATS és mirar el que passa quan no n'hi ha cap. Aquestes són les tasques que desapareixen el dia que centralitzes la selecció.

El que un ATS et treu de sobre

• Recollir candidatures d'onze llocs: portals d'ocupació, correu, LinkedIn i el formulari del web deixen d'anar per separat i entren totes al mateix taulell.
• Reteclejar dades: el nom, el telèfon i l'experiència ja venen del formulari; no cal copiar-los a cap full de càlcul.
• Perdre candidats: ningú no es queda sense resposta perquè el seu correu va caure entre dos fils de conversa.
• Duplicar perfils: si una persona ja s'havia inscrit fa sis mesos, l'ATS ja la té fitxada amb el seu historial.
• Improvisar el criteri: les fases i les preguntes són les mateixes per a tothom, i això fa el procés comparable i defensable.
• No saber què ha passat: cada canvi de fase, cada nota i cada descart queden registrats amb autor i data.

Hi ha un cost menys visible però igual de real: l'abandonament de candidatures a mitges. Quan un procés triga setmanes a donar senyals de vida, els millors perfils —que solen tenir més d'una oferta sobre la taula— marxen. La ressenya negativa als portals d'ocupació arriba després.

Què recorre un procés de reclutament

Un ATS no substitueix el procés: el sosté. No hi ha un guió únic —cada empresa l'ajusta a la seva mida i al seu ritme—, però gairebé totes les contractacions acaben passant pels mateixos punts.

De la necessitat a la incorporació

• Detectar la necessitat: decidir si es tracta d'una substitució o d'un lloc nou, i quines funcions cobrirà exactament.
• Planificar el procés: definir les fases, qui participa a cadascuna i quant hauria de durar cada pas.
• Publicar la vacant: redactar l'oferta i difondre-la pels canals on hi ha el perfil que busques.
• Buscar i cribrar: recollir les candidatures i filtrar-les segons els requisits del lloc.
• Fer proves i entrevistes: avaluar les competències de cada candidat i prendre notes que després es puguin compartir.
• Avaluar i decidir: comparar els finalistes amb els mateixos criteris i negociar les condicions de l'oferta.
• Incorporar la persona: l'onboarding, que és el que determina si la contractació acaba funcionant o no.

Publicar, cribrar i coordinar els finalistes són els tres punts on un ATS canvia més les coses. Els veiem un a un: com escriure l'oferta, com filtrar les candidatures que arriben i com portar els finalistes fins a la decisió.

Com redactar i publicar una vacant que atregui

Una oferta vaga atrau candidatures vagues. Si escrius «busquem persona proactiva per a departament dinàmic», rebràs cent currículums i cap d'útil. La descripció ha de permetre que qui la llegeix pugui autodescartar-se, que és precisament el que t'estalvia feina després.

El que no pot faltar a l'oferta

• Lloc de treball, centre i modalitat (presencial, híbrid o remot), amb el nombre de places.
• Funcions reals del dia a dia, no una llista genèrica de responsabilitats.
• Requisits imprescindibles separats dels valorables: barrejar-los fa que bons perfils no s'inscriguin.
• Jornada, tipus de contracte i banda salarial.
• Formulari d'inscripció ajustat: demana només el que faràs servir per decidir. Cada camp extra és una candidatura menys.

La banda salarial no serà opcional gaire temps més. La Directiva (UE) 2023/970 de transparència retributiva obliga a informar del salari o de la forquilla salarial abans de l'entrevista i prohibeix preguntar al candidat quin sou cobrava a la feina anterior. La data límit de transposició és el 7 de juny de 2026. Ho expliquem amb detall a l'article sobre la Directiva Europea de Transparència Salarial.

Cribra abans d'entrevistar, no després

El cribratge és on es perd més temps de tot el procés. Llegir cent currículums per trobar els deu que compleixen els requisits mínims és una feina mecànica que un ATS pot fer per tu si li dones el criteri per endavant.

El mecanisme és senzill: adjuntes un qüestionari a l'oferta, marques quines respostes esperes d'un bon candidat i el sistema puntua cada candidatura automàticament a mesura que entra.

Com muntar un bon qüestionari de cribratge

• Preguntes eliminatòries per als requisits que no admeten excepció: permís de conduir, titulació habilitant, disponibilitat per a torns de nit, idioma imprescindible.
• Preguntes puntuables per als requisits valorables: anys d'experiència en una eina concreta, coneixements de segon idioma, experiència en el sector.
• Opció única, opció múltiple o text lliure segons el que preguntis; les de text lliure no es puntuen automàticament, però et donen context abans de trucar.
• Poques preguntes i clares: un qüestionari de vint preguntes fa que bons candidats abandonin la inscripció a mitges.
• Ordena per percentatge de coincidència i comença per dalt, però no descartis a cegues: la puntuació prioritza, no decideix.

Aquest matís és important. El cribratge automàtic serveix per ordenar la cua, no per substituir el criteri de la persona que selecciona. Un perfil excel·lent pot puntuar baix perquè no encaixa en una casella; per això convé revisar també els que queden just per sota del llindar.

El pipeline visual i la decisió final

Un cop tens els finalistes, el problema deixa de ser el volum i passa a ser la coordinació. Qui ja ha fet l'entrevista tècnica? Qui espera resposta des de fa cinc dies? Un pipeline visual respon aquestes preguntes d'un cop d'ull, perquè cada candidat és una targeta col·locada en una columna.

Com treure partit del pipeline

• Defineix les fases una sola vegada i desa-les com a plantilla: totes les vacants noves surten ja configurades.
• Mou els candidats amb arrossegar i deixar anar a mesura que avancen, perquè l'estat del procés estigui sempre actualitzat.
• Escriu la nota just després de l'entrevista, amb autor i data. Al cap de tres setmanes ningú no recorda per què va descartar el candidat número set.
• Mira els comptadors per fase: si s'acumulen candidats en una columna, aquest és el coll d'ampolla del teu procés.
• Tanca sempre el cercle amb els descartats: respondre un «no» a temps és el que fa que aquella persona torni a inscriure's a la propera vacant.

Les mètriques que has de mirar

Un ATS no només ordena el procés: el fa mesurable. Aquests són els indicadors que expliquen on estàs perdent candidats i diners.

Indicadors bàsics de selecció

• Temps de contractació (time to hire): dies entre la publicació de l'oferta i l'acceptació. És l'indicador que més afecta la pèrdua de bons perfils.
• Temps per fase: on s'encalla el procés. Sovint el coll d'ampolla no és el cribratge, sinó l'agenda de qui ha d'entrevistar.
• Taxa de conversió entre fases: quants candidats passen de cada etapa a la següent. Una caiguda brusca indica un filtre mal calibrat.
• Origen de la candidatura: quins canals aporten els perfils que acaben contractats, no simplement els que aporten més volum.
• Taxa d'abandonament: candidats que es retiren durant el procés. Si és alta, revisa la durada i la comunicació.
• Taxa d'acceptació de l'oferta: si molts finalistes diuen que no, el problema sol ser la banda salarial o les condicions, no el reclutament.

Les dades dels candidats també són dades personals

Aquesta és la part que més empreses passen per alt. Un currículum conté dades personals, i el fet que la persona te l'hagi enviat voluntàriament no et permet conservar-lo indefinidament. El Reglament (UE) 2016/679 (RGPD) i la Llei Orgànica 3/2018 (LOPDGDD) s'apliquen igual a un procés de selecció que a la nòmina.

Les dades personals seran mantingudes de manera que es permeti la identificació dels interessats durant no més temps del necessari per a les finalitats del tractament de les dades personals.

En termes pràctics: quan el procés acaba, la finalitat que justificava tenir aquell currículum s'ha esgotat. Si vols conservar-lo per a futures vacants, això és una finalitat diferent i necessita el seu propi consentiment, informat i separat.

El mínim que has de tenir resolt

• Informació prèvia (art. 13 del RGPD): qui és el responsable, amb quina finalitat es tracten les dades, quant de temps es conserven i com exercir els drets. Ha de mostrar-se en el moment de la inscripció.
• Prova d'allò que es va comunicar i quan: si canvies la política de privacitat, has de poder acreditar quina versió va veure cada candidat.
• Consentiment separat per a la borsa de talent, diferent del de participar en el procés concret.
• Termini de conservació definit i, sobretot, aplicat: no serveix de res tenir-lo per escrit si els currículums es queden al correu per sempre.
• Traçabilitat de les altes manuals: quan un reclutador afegeix un candidat a mà, ha de constar qui respon d'haver obtingut aquelles dades lícitament.
• Control d'accés: les candidatures només les ha de poder veure qui participa en el procés, no tota la plantilla.

Errors habituals quan s'implanta un ATS

Les errades que fan que l'eina no acabi de funcionar

• Muntar quinze fases perquè l'eina ho permet. Un procés de pime funciona amb quatre o cinc; les fases que ningú no fa servir només fan nosa al taulell.
• Seguir rebent candidatures per correu en paral·lel: si el canal alternatiu queda obert, la meitat del procés continua fora del sistema.
• Fer un qüestionari inacabable: cada pregunta de més és una candidatura menys, i les que perds solen ser les dels perfils amb més opcions.
• Descartar només per puntuació sense revisar els perfils propers al llindar.
• No respondre als descartats, que és l'origen més directe de les ressenyes negatives als portals d'ocupació.
• No tancar el procés: si la vacant queda oberta un cop coberta, les mètriques deixen de tenir sentit i els candidats continuen inscrivint-se.
• Oblidar l'onboarding: contractar no és el final del procés, sinó el començament del que determina si la persona es queda.

Com reclutar amb Horalia

El mòdul de reclutament d'Horalia està pensat perquè una pime pugui muntar un procés de selecció complet en una tarda, sense fulls de càlcul ni carpetes de currículums perdudes al correu.

Tot el procés, dins de la mateixa eina

• Vacants en minuts: un assistent de cinc passos et porta dels detalls del lloc de treball al formulari d'inscripció, amb vista prèvia en viu de com veurà l'oferta el candidat.
• Portal d'ocupació propi amb la teva pròpia adreça web i el teu logotip, sense la marca d'Horalia al peu. Si tens un web corporatiu, hi insereixes el llistat amb un iframe.
• Indexació a Google Jobs: cada oferta es genera al servidor amb les dades estructurades JobPosting que necessiten els cercadors de feina.
• Pipeline visual amb estats personalitzables (nom, color i icona propis), arrossegar i deixar anar, comptadors per fase i plantilles reutilitzables.
• Cribratge automàtic amb qüestionaris d'opció única, múltiple o text lliure, respostes eliminatòries i percentatge de coincidència per ordenar la llista.
• Base de dades de talent amb cercador i filtres per vacant, estat i etiquetes, vista prèvia del currículum integrada, notes internes amb autor i data, i contacte per WhatsApp amb qui ho hagi consentit.
• Compliment del RGPD: es desa quina política de privacitat va veure cada candidat i quan, les altes manuals queden identificades, la borsa de talent té consentiment a part i les dades s'esborren soles en vèncer el termini de conservació.
• De candidat a empleat amb un clic: quan contractes, la fitxa passa a la plantilla sense tornar a teclejar cap dada.

I aquí hi ha l'avantatge real de tenir el reclutament dins de la mateixa plataforma que la resta de RRHH: el dia de la incorporació, la persona ja consta al control horari, a la gestió d'absències i vacances i als horaris, i el contracte es pot enviar a signar des de la gestió documental amb signatura electrònica sense imprimir res. Pots descobrir Horalia o provar-la gratis.