Baixa laboral: els treballadors ja no han de lliurar el comunicat de baixa a l'empresa

Durant dècades, la imatge era sempre la mateixa: un treballador de baixa passant per l'oficina —o demanant un favor a un company— per lliurar el paper del comunicat mèdic dins del termini. Això ja no cal. El treballador no ha de lliurar el comunicat de baixa a l'empresa: tota la comunicació circula per via electrònica entre el servei mèdic, la Seguretat Social i la companyia.

El canvi el va introduir el Reial Decret 1060/2022, de 27 de desembre, que modifica el Reial Decret 625/2014 i es va publicar al BOE el 5 de gener de 2023, amb entrada en vigor l'1 d'abril de 2023. Tres anys després, encara hi ha empreses i treballadors que no han adaptat els seus circuits interns... i el risc de sanció recau sobre l'empresa.

Què va canviar exactament

Abans, el metge emetia dues còpies del comunicat: una per al treballador i una altra que el treballador havia de fer arribar a l'empresa en un termini determinat. Ara només s'emet una còpia, que es queda la persona afectada, i desapareix el tràmit de lliurament.

Com circula ara la informació

• El centre de salut o la mútua lliura al treballador la seva còpia del comunicat de baixa, de confirmació o d'alta.
• El mateix dia o el següent dia hàbil, el servei mèdic tramet el comunicat a l'Institut Nacional de la Seguretat Social (INSS).
• L'INSS trasllada la comunicació a l'empresa per via electrònica, de manera immediata.
• L'empresa transmet a l'INSS les dades que li corresponen a través del Sistema RED, en un màxim de 3 dies hàbils des de la recepció.

El reial decret va afectar tot el cicle de la incapacitat temporal: no només el comunicat de baixa, sinó també els comunicats de confirmació i el comunicat d'alta. Cap d'ells s'ha de lliurar ja en paper a l'empresa.

El que sí que ha de fer el treballador

Que desaparegui el paper no vol dir que desaparegui l'obligació d'avisar. El treballador ha de comunicar la baixa a l'empresa tan aviat com sigui possible, pel canal intern que estigui establert, perquè l'organització pugui reorganitzar la feina, cobrir el lloc i gestionar les mesures preventives que calguin.

L'obligació de l'empresa: 3 dies hàbils pel Sistema RED

Aquí és on el canvi ha traslladat la càrrega. L'empresa ha de transmetre a l'INSS, a través del Sistema de Remissió Electrònica de Dades (RED), les dades determinades per ordre ministerial, amb caràcter immediat i, en tot cas, dins d'un termini màxim de tres dies hàbils comptats des de la recepció de la comunicació de la baixa mèdica.

El termini és curt i comença a comptar quan arriba la notificació electrònica, no quan algú de l'empresa se n'assabenta. Incomplir-lo pot derivar en sancions. Si vols fer-te una idea de l'ordre de magnitud que tenen les sancions en matèria laboral, pots fer servir la nostra calculadora de sancions.

Checklist per no arribar tard

• Assignar un responsable clar de revisar les notificacions electròniques de la Seguretat Social cada dia hàbil.
• Assegurar que el certificat digital i l'autorització al Sistema RED estan vigents i que hi ha més d'una persona amb accés.
• Definir un canal intern únic perquè el treballador avisi de la baixa: telèfon, app o correu, però sempre el mateix.
• Registrar la data de recepció de cada comunicació per poder acreditar que es va respondre dins del termini.
• Preveure què passa en vacances i ponts: el rellotge dels 3 dies hàbils no s'atura perquè el responsable no hi sigui.

L'impacte que no es veu: torns, quadrants i jornada

Una baixa no és només un tràmit administratiu: és un lloc de treball que queda buit, sovint sense avís previ i amb la persona ja fora de servei. En sectors amb torns rotatius —hostaleria, comerç, logística, sanitat, indústria— cada baixa obliga a refer el quadrant del dia, i sovint de tota la setmana.

Si els horaris es gestionen en un Excel compartit, aquest recàlcul és lent i propens a errors: es dupliquen torns, es descuiden descansos mínims o s'acumulen hores extraordinàries sense control. I com que la jornada s'ha de registrar sí o sí, aquestes incidències acaben aflorant al registre horari.

El que es descontrola quan arriba una baixa

• Torns descoberts que es cobreixen a corre-cuita i generen hores extraordinàries no previstes.
• Descansos mínims entre jornades que es vulneren en refer el quadrant amb pressa.
• Absències mal classificades, que distorsionen els indicadors i el càlcul de vacances.
• Justificants i comunicacions dispersos entre correus, xats i calaixos.

Com t'ajuda Horalia a gestionar les baixes

Horalia no substitueix el Sistema RED —aquesta transmissió és teva o de la teva assessoria—, però sí que resol tot el que passa a l'empresa al voltant d'una baixa: l'avís, la classificació de l'absència, la cobertura del torn i la traçabilitat documental.

Tot el circuit intern de la baixa, en un sol lloc

• Comunicació de la baixa des del mòbil per part del treballador i avís immediat al responsable, amb data i hora registrades.
• Classificació de l'absència a la gestió d'absències, amb l'impacte automàtic al calendari de l'equip.
• Recàlcul dels torns i dels quadrants per cobrir el lloc buit respectant els descansos legals.
• Custòdia dels justificants i les comunicacions a la gestió documental amb signatura electrònica.
• Registre de jornada coherent amb l'absència, sense fitxatges fantasma ni hores mal imputades.

Vols veure com quedaria a la teva empresa? Descobreix Horalia o prova-la gratis i comprova com es gestiona una baixa de principi a fi sense papers pel mig.