Nueva información obligatoria en el contrato desde el 5 de octubre: qué tienes que entregar y cuándo

El 5 de octubre de 2026 cambia lo que tienes que entregar por escrito a cada persona que contratas. No es una recomendación ni una guía de buenas prácticas: es el Real Decreto 723/2026, de 9 de septiembre, publicado en el BOE el 15 de septiembre, y se aplica a todas las empresas sin excepción por tamaño.

La norma desarrolla el artículo 8.5 del Estatuto de los Trabajadores y transpone la Directiva (UE) 2019/1152, de condiciones laborales transparentes y previsibles. En la práctica hace tres cosas: amplía la lista de lo que hay que informar, adelanta el momento de entregarlo y exige que puedas demostrar que lo entregaste.

Qué es el RD 723/2026 y a quién afecta

El deber de informar no nace ahora. El artículo 8.5 del Estatuto ya obligaba a comunicar por escrito los elementos esenciales del contrato, y lo desarrollaba un real decreto de 1998 que se había quedado corto: hablaba de un mundo laboral sin trabajo a distancia, sin contratos fijos discontinuos tal como los conocemos y, desde luego, sin algoritmos repartiendo turnos.

El RD 723/2026 sustituye aquel marco. Se aplica a todas las empresas y personas trabajadoras del artículo 1 del Estatuto, con capítulos específicos para la gente de mar y el sector pesquero, y cubre con carácter general las relaciones laborales de duración superior a cuatro semanas. No hay umbral de plantilla: obliga igual con una persona contratada que con trescientas.

La lista completa: los diecisiete apartados del artículo 3

Esta es la parte que conviene tener delante cuando revises tus plantillas de contratación. Los agrupamos por bloques para que sea manejable, pero el orden y las letras son los de la norma.

Identificación, puesto y lugar

• a) Identidad de las partes que celebran el contrato.
• b) Fecha de inicio y, en los contratos temporales, fecha de finalización o duración previsible.
• c) Domicilio social de la empresa y centro de trabajo, con los datos del lugar de trabajo a distancia cuando lo haya, y la indicación de si se presta servicio en varios centros.
• d) Descripción del puesto y, si el contrato es temporal, la causa habilitante y su justificación.
• e) Categoría o grupo profesional, con detalle suficiente del contenido de la prestación.

Dinero y tiempo

• f) Salario: importe base, cada complemento por separado, periodicidad y forma de pago, y el método de cálculo de los conceptos variables.
• g) Jornada: duración diaria, semanal y anual, trabajo nocturno o a turnos si los hay, procedimiento para modificar el horario, régimen de las horas extraordinarias, duración de las vacaciones y su procedimiento de fijación. En jornadas irregulares, el sistema de distribución y los preavisos mínimos; en los fijos discontinuos, los periodos de actividad e inactividad.
• h) Periodo de prueba: duración concreta y obligaciones de cada parte durante ese periodo.
• i) Derecho a la formación que en su caso proporcione la empresa.

Lo que antes no estaba

• j) En las empresas de trabajo temporal, identidad de la empresa usuaria y justificación del contrato.
• k) Sistemas algorítmicos o automatizados de toma de decisiones. Lo desarrollamos en la sección siguiente.
• l) Plan de igualdad, medidas de conciliación cuando existan y protocolo frente al acoso sexual.
• m) Medidas previstas en materia de igualdad LGTBI, si la empresa las tiene.
• n) Procedimiento de extinción, requisitos formales y plazos de preaviso.
• o) Convenio colectivo aplicable, con su código, fecha de publicación, vigencia y situación de ultraactividad.
• p) Seguridad Social: sistema de gestión, entidad que cubre las contingencias, protecciones voluntarias y planes de pensiones con sus aportaciones.
• q) Circunstancias que permiten modificar lo informado en los apartados d), e), f) y g), y el procedimiento para hacerlo.

El apartado que casi nadie ha leído: los algoritmos

El apartado k) es la novedad de fondo y la que más empresas pasarán por alto, porque nadie asocia «contrato de trabajo» con «algoritmo». Obliga a informar de la existencia de estos sistemas y de sus patrones de funcionamiento.

La existencia de sistemas algorítmicos o automatizados de toma de decisiones, así como sus patrones de funcionamiento, cuando intervengan en decisiones relativas a la duración del trabajo, la asignación de tareas, la retribución, la progresión profesional, la ubicación del puesto o la extinción del contrato.

Si repartes turnos con una herramienta que los propone sola, si un sistema puntúa el rendimiento para decidir variables o promociones, o si un modelo asigna tareas según el perfil de cada persona, tienes que decirlo por escrito y antes de empezar. No es una obligación aislada: conecta con el Reglamento europeo de IA y con el artículo 64.4.d del Estatuto, que ya reconoce el derecho del comité de empresa a conocer los parámetros de esos algoritmos.

Cuándo hay que entregarlo

Aquí está el cambio operativo más incómodo. Antes bastaba con informar en el plazo de dos meses desde el inicio de la prestación. Ahora el artículo 7.1 lo adelanta al momento previo.

Los tres plazos

• Contrataciones nuevas: la información del artículo 3 se entrega con carácter previo al inicio de la relación laboral. Si la persona empieza el lunes, el viernes ya tiene que tenerla.
• Modificaciones posteriores: hay que comunicarlas lo antes posible y, como máximo, en la fecha en que surtan efecto. Un cambio de horario o de complemento salarial no se informa a final de mes.
• Contratos anteriores al 5 de octubre: no hay que revisarlos de oficio, pero si la persona lo solicita dispones de 30 días hábiles desde que recibes la petición (disposición transitoria única).

Cómo hay que entregarlo, y por qué esto es lo que más trabajo da

El artículo 7 no se limita a decir «por escrito». Admite papel o formato electrónico, pero pone tres condiciones que, juntas, descartan el correo electrónico improvisado.

Los tres requisitos de forma

• Accesible para la persona trabajadora: tiene que poder consultarla cuando quiera, no solo el día que se la mandaste.
• Almacenable: en un formato que permita conservarla, no un enlace que caduque ni un mensaje que se pierda en un hilo.
• Con prueba de la transmisión conservada por la empresa: eres tú quien tiene que poder acreditar que la entregaste, cuándo y a quién.

Ese tercer requisito es el que convierte una obligación de papeleo en un problema de archivo. No basta con haber informado: hay que poder demostrarlo años después, delante de un inspector o de un juzgado.

Qué pasa si no lo haces

El real decreto no trae régimen sancionador propio. El incumplimiento encaja en el artículo 6.4 de la LISOS, que tipifica como infracción leve «no informar por escrito al trabajador sobre los elementos esenciales del contrato y las principales condiciones de ejecución de la prestación laboral».

Infracción leve: las cuantías del artículo 40.1.a

• Grado mínimo: de 70 a 150€.
• Grado medio: de 151 a 370€.
• Grado máximo: de 371 a 750€.
• Como el resto de sanciones del orden social, se impone por centro de trabajo, no por cada persona afectada.

Con esas cifras, presentar esto como una amenaza económica sería deshonesto: la multa es pequeña. El riesgo caro es probatorio. La información del artículo 3 es la prueba de lo que pactaste, y sin ella te quedas sin defensa justo donde más se litiga: la duración real del periodo de prueba, cómo se calcula la parte variable del salario, qué distribución de jornada se había acordado o qué preaviso correspondía. En un pleito, lo que no puedes acreditar tiende a resolverse a favor de quien reclama, igual que ocurre con el registro de jornada.

Cómo llegar al 5 de octubre sin sobresaltos

Checklist de preparación

• Revisa tu modelo de contrato y marca cuáles de los diecisiete apartados ya aparecen. En la mayoría de plantillas faltan el k), el l), el m), el p) y el q).
• Prepara un anexo informativo reutilizable con lo que es común a toda la plantilla: convenio, protocolo de acoso, plan de igualdad, entidad de Seguridad Social, formación.
• Desglosa de verdad el salario. «Salario bruto anual según convenio» ya no vale: hay que separar base y cada complemento, y explicar el cálculo de lo variable.
• Justifica el periodo de prueba por escrito, con su duración concreta.
• Haz inventario de automatismos. Si alguna herramienta propone turnos, puntúa rendimiento o asigna tareas, entra en el apartado k).
• Define dónde se guarda y cómo se acredita la entrega, que es el requisito del artículo 7 y el que más empresas van a improvisar.
• Prepara la respuesta para los contratos antiguos, porque el plazo de 30 días hábiles empieza a correr el día que alguien lo pide.

Entregarlo y poder demostrarlo: en qué te ayuda Horalia

De todo lo anterior, lo que más cuesta sostener en el tiempo no es redactar la información: es acreditar la entrega cada vez, para cada persona, durante años. El artículo 7 te pide accesibilidad, almacenamiento y prueba de la transmisión, que son justo las tres cosas que un correo con un PDF adjunto no te da.

La gestión documental de Horalia cubre ese tramo.

Los tres requisitos del artículo 7, resueltos

• Asignación a la persona, al equipo o al centro con un solo clic: el anexo común llega a toda la plantilla sin reenviarlo uno por uno, y cada quien ve el suyo desde su perfil.
• Firma electrónica avanzada, con el mismo valor legal que la manuscrita según el Reglamento eIDAS y la Ley 6/2020, y vinculada de forma única a quien firma: ahí tienes la prueba de la transmisión.
• Detección de modificaciones: cualquier cambio posterior a la firma es detectable, así que puedes demostrar que el documento que enseñas es el que se entregó.
• Clasificación por tipo y etiquetas: contratos, formación y políticas separados, con la información del artículo 3 localizable por persona y por fecha.
• Buscador con filtros: cuando alguien reclame lo suyo, o cuando llegue una inspección, el documento aparece en segundos y no en una carpeta compartida de hace tres años.
• Visualización sin descargar, para consultarlo sin repartir copias sueltas.

Y como buena parte de los diecisiete apartados hablan de jornada, horarios y vacaciones, la información que tienes que dar sale de lo que ya gestionas: el control horario, los horarios, los turnos y las ausencias y vacaciones. Puedes descubrir Horalia o probarla gratis.