24 de diciembre de 2025
Registro horario digital obligatorio 2026/27
Todo lo que deben saber las empresas sobre la futura obligación del registro horario digital: plazos, requisitos, sistemas válidos y obligaciones.
El registro horario digital obligatorio será una realidad para todas las empresas en España a partir de 2026, aunque cabe la posibilidad de que su puesta en vigor se retrase hasta 2027, como ha sucedido con otras reformas normativas recientes. Esta obligación afectará a todas las compañías con personal asalariado, independientemente de su tamaño o sector.
Plazos de tramitación y entrada en vigor
La tramitación del nuevo marco normativo comenzó en septiembre de 2025, cuando se propuso incluir el control horario digital obligatorio en una reforma laboral más amplia. En octubre de 2025 se inició la fase de consulta pública, y se esperaba que el texto definitivo del Decreto-ley se aprobara en 2026. Una vez publicado en el Boletín Oficial del Estado (BOE), la obligación sería efectiva 20 días después.
Aunque la fecha de entrada en vigor prevista fue principios de 2026, existe la posibilidad de que la aplicación práctica del registro digital quede pospuesta hasta 2027 debido a plazos de tramitación similares a los de otras normas recientes.
¿Es obligatorio fichar digitalmente?
Sí: la nueva normativa establecerá la obligación de registrar la jornada mediante sistemas digitales o electrónicos. Hasta que el Decreto-ley entre en vigor, todavía se permiten temporalmente métodos tradicionales como papel o Excel, pero se recomienda anticipar la transición a soluciones digitales para evitar quebrantos en caso de inspección.
Requisitos clave del registro digital obligatorio
- Digitalización del sistema: el registro debe realizarse mediante software o terminal electrónico; papel y hojas de cálculo dejarán de ser válidos.
- Datos completos: cada día deben registrarse entrada, salida, pausas y, cuando existan, horas extraordinarias con su retribución.
- Identificación individual: el fichaje debe hacerse con credenciales únicas (usuario+PIN, QR, tarjeta/NFC), excluyendo métodos biométricos de alto riesgo.
- Trazabilidad e inmutabilidad: los datos no pueden alterarse sin dejar constancia de quién, cómo y cuándo se modificó.
- Acceso remoto: la Inspección de Trabajo y la representación de los trabajadores deben poder consultar los datos sin intervención previa del empresario.
- Acceso del empleado: cada persona trabajadora debe poder consultar sus propios registros de forma sencilla.
- Custodia de registros: conservación mínima de cuatro años con prueba de integridad y recuperación ágil.
- Seguridad: cifrado de datos en tránsito y en reposo, con control de accesos y copias de seguridad robustas.
- Usabilidad: interfaz accesible y clara para todo tipo de trabajador.
- Actualización continua: el proveedor del software debe adaptar el sistema a cambios legales sin intervención manual del usuario.
Obligaciones para las empresas
La obligación de implementar el registro horario digital abarca a todas las empresas con empleados, pero su impacto variará según tamaño, recursos y modelo de trabajo. El reto común es implantar un sistema digital fiable, simple y conforme a la norma, adaptado a distintas jornadas, ubicaciones y modalidades laborales.
Algunas de las principales obligaciones empresariales serán:
- Adaptar o implantar sistemas de registro digital que garanticen trazabilidad e inmutabilidad.
- Garantizar que los empleados puedan fichar de forma directa, personal e inmediata.
- Proveer herramientas accesibles para todos los trabajadores, incluidas alternativas para empleados sin dispositivos propios.
- Formar al personal y establecer procedimientos internos claros para el uso del sistema.
- Permitir el acceso remoto a registros tanto a trabajadores como a la Inspección de Trabajo.
Sistemas de registro digital válidos
La normativa no impone un único método tecnológico, pero sí exige ciertos estándares de seguridad, trazabilidad y accesibilidad. Entre los sistemas que serán válidos se encuentran:
- Sistemas web o de escritorio accesibles desde ordenadores con sesión autenticada.
- Aplicaciones móviles para smartphones o tabletas con autenticación de usuario y opciones como QR o GPS puntual.
- Terminales físicos conectados a software centralizado, con PIN, tarjeta o NFC.
- Métodos alternativos digitales trazables que permitan identificar al trabajador y registrar eventos inalterables.
Recomendación
La obligación del registro horario digital obligatorio en 2026/27 exige anticipación: revisar el sistema actual, eliminar prácticas que quedarán prohibidas y elegir una solución digital trazable y segura. Las empresas que planifiquen esta transición desde ahora reducirán los riesgos de sanción y ganarán en control, eficiencia y transparencia en la gestión de la jornada laboral.
Consideraciones y prohibiciones expresas
La futura normativa también establece expresamente qué prácticas quedarán prohibidas o limitadas para garantizar el cumplimiento efectivo del registro horario digital:
- Registrar la jornada en papel o mediante hojas de Excel sin trazabilidad certificada.
- Implantar sistemas biométricos de alto riesgo (huellas, rostro, etc.) sin justificación técnica y legal.
- Obligar a los trabajadores a usar sus dispositivos personales sin alternativas proporcionadas por la empresa.
- Usar geolocalización permanente o fuera del contexto estrictamente necesario para acreditar la prestación de servicios.
- Alterar, borrar o reescribir registros sin dejar un rastro técnico completo.
Conclusión
El registro horario digital obligatorio 2026/27 representa un cambio profundo en la manera en que las empresas deben gestionar y documentar la jornada laboral. Más allá de la obligación legal, esta transición plantea la oportunidad de mejorar la gestión interna, reducir errores, evitar sanciones y reforzar la transparencia laboral.
