10 de enero de 2026
Gestión documental y firma electrónica
Cómo Horalia simplifica la gestión documental en RRHH y permite firmar documentos con firma electrónica avanzada con biometría, cumpliendo con el reglamento.
La gestión documental es una de las áreas más críticas y, a la vez, más desatendidas dentro de los departamentos de Recursos Humanos. Contratos laborales, documentos de formación, políticas internas, prevención de riesgos o comunicaciones obligatorias suelen dispersarse entre correos electrónicos, carpetas compartidas y sistemas poco estructurados.
Un gestor documental centralizado permite ordenar toda esta información, garantizar su disponibilidad y reducir errores administrativos. Cuando además se integra un sistema de firma electrónica, los procesos se aceleran de forma notable, eliminando tiempos muertos, impresiones innecesarias y desplazamientos.
La importancia de un gestor documental en Recursos Humanos
Un software de gestión documental orientado a RRHH no solo sirve para almacenar archivos, sino para estructurar procesos. Permite asignar documentos a empleados concretos, controlar versiones, saber quién ha leído o firmado cada documento y mantener un histórico completo y auditable.
Esto resulta especialmente relevante en entornos con obligaciones legales crecientes, donde demostrar que un documento ha sido entregado, leído y firmado correctamente puede marcar la diferencia ante una inspección o un conflicto laboral.
Cómo la firma electrónica acelera los procesos de firma
La firma electrónica elimina por completo los cuellos de botella tradicionales asociados a la firma de documentos. Ya no es necesario imprimir, escanear ni perseguir firmas físicas: todo el proceso se realiza de forma digital y trazable.
Además de reducir tiempos, la firma electrónica mejora la experiencia del empleado, que puede firmar documentos desde cualquier lugar y dispositivo, y aporta mayor control al área de RRHH, que puede supervisar el estado de cada documento en tiempo real.
Firma electrónica avanzada con biometría en Horalia
Horalia incorpora un sistema de firma electrónica avanzada con biometría, diseñado para ofrecer un alto nivel de seguridad jurídica sin renunciar a la simplicidad de uso. Este sistema permite firmar documentos digitales recogiendo evidencias técnicas que vinculan de forma inequívoca al firmante con el documento.
Cumplimiento normativo
La firma electrónica avanzada de Horalia cumple con el Reglamento (UE) Nº 910/2014, conocido como eIDAS, asegurando la identificación del firmante, la integridad del documento y la trazabilidad completa del proceso de firma.
Requisitos de la firma electrónica avanzada según eIDAS
El reglamento europeo eIDAS establece una serie de condiciones que debe cumplir una firma electrónica avanzada para tener plena validez legal. Estos requisitos están pensados para garantizar que la firma pueda atribuirse sin ambigüedad a una persona concreta y que el documento no haya sido modificado tras el acto de firma.
- Identificación inequívoca del firmante, permitiendo conocer quién ha firmado el documento.
- Vinculación única de la firma al firmante, evitando su reutilización o suplantación.
- Control exclusivo del firmante sobre los datos de creación de la firma durante el proceso.
- Vinculación de la firma al contenido firmado, de modo que cualquier cambio posterior sea detectable.
- Garantía de integridad del documento tras la firma.
- Generación de evidencias electrónicas del proceso de firma (fechas, horas, acciones y participantes).
- Posibilidad de verificación técnica de las evidencias en auditorías o procedimientos judiciales.
- Custodia y conservación segura de documentos y evidencias durante el periodo legal exigido.
¿Qué aporta la biometría en la firma electrónica?
La biometría refuerza el cumplimiento de los requisitos eIDAS al incorporar datos dinámicos del propio acto de firma como la velocidad, número de puntos o aceleración. Estos datos permiten vincular de forma más robusta al firmante con el documento y aportar mayor fuerza probatoria.
Proceso de firma de documentos paso a paso en Horalia
El proceso de firma de documentos en Horalia está diseñado para ser intuitivo, ágil y completamente digital desde el primer momento. Todo comienza con la subida del documento a la plataforma, donde el responsable puede definir su título, clasificarlo correctamente y asignarlo a los empleados o personas que deban firmarlo.
Una vez cargado el documento, Horalia permite configurar visualmente las áreas de firma. Desde un visor interactivo, el administrador puede indicar quién debe firmar, en qué página y en qué posición exacta. Este enfoque reduce errores habituales y acelera la preparación de los documentos.
Tras la configuración, el documento se envía automáticamente a los firmantes. Cada destinatario recibe una notificación dentro de la plataforma y un correo electrónico con acceso directo al documento, pudiendo revisarlo cómodamente desde cualquier dispositivo, ya sea ordenador, tablet o móvil.
Cuando el firmante accede al documento, puede revisar su contenido y proceder a la firma electrónica avanzada. Durante este acto de firma se capturan los datos biométricos asociados al trazo, reforzando la vinculación entre el firmante y el documento y aportando una mayor seguridad jurídica al proceso.
A medida que se completan las firmas, Horalia genera confirmaciones automáticas y actualiza el estado del documento en tiempo real. El área de Recursos Humanos puede consultar en todo momento qué documentos están pendientes, firmados o finalizados, manteniendo un control completo y trazable sin necesidad de gestiones manuales.
Conclusión
La gestión documental y la firma electrónica avanzada con biometría de Horalia permiten cumplir con eIDAS, reducir tiempos, reforzar la seguridad jurídica y centralizar todos los procesos documentales de RRHH en una única plataforma.
