Baja laboral: los trabajadores ya no tienen que entregar el parte de baja a la empresa

Durante décadas, la imagen era siempre la misma: un trabajador de baja pasando por la oficina —o pidiendo un favor a un compañero— para entregar el papel del parte médico dentro de plazo. Eso ya no es necesario. El trabajador no tiene que entregar el parte de baja a la empresa: toda la comunicación circula por vía electrónica entre el servicio médico, la Seguridad Social y la compañía.

El cambio lo introdujo el Real Decreto 1060/2022, de 27 de diciembre, que modifica el Real Decreto 625/2014 y se publicó en el BOE el 5 de enero de 2023, con entrada en vigor el 1 de abril de 2023. Tres años después, todavía hay empresas y trabajadores que no han adaptado sus circuitos internos... y el riesgo de sanción recae sobre la empresa.

Qué cambió exactamente

Antes, el médico emitía dos copias del parte: una para el trabajador y otra que el trabajador debía hacer llegar a la empresa en un plazo determinado. Ahora solo se emite una copia, que se queda la persona afectada, y desaparece el trámite de entrega.

Cómo circula ahora la información

• El centro de salud o la mutua entrega al trabajador su copia del parte de baja, confirmación o alta.
• El mismo día o el siguiente día hábil, el servicio médico comunica el parte al Instituto Nacional de la Seguridad Social (INSS).
• El INSS traslada la comunicación a la empresa por vía electrónica, de forma inmediata.
• La empresa transmite al INSS los datos que le corresponden a través del Sistema RED, en un máximo de 3 días hábiles desde la recepción.

El real decreto afectó a todo el ciclo de la incapacidad temporal: no solo al parte de baja, sino también a los partes de confirmación y al parte de alta. Ninguno de ellos debe entregarse ya en papel a la empresa.

Lo que sí debe hacer el trabajador

Que desaparezca el papel no significa que desaparezca la obligación de avisar. El trabajador debe comunicar la baja a la empresa lo antes posible, por el canal interno que esté establecido, para que la organización pueda reorganizar el trabajo, cubrir el puesto y gestionar las medidas preventivas que sean necesarias.

La obligación de la empresa: 3 días hábiles por el Sistema RED

Aquí es donde el cambio ha trasladado la carga. La empresa debe transmitir al INSS, a través del Sistema de Remisión Electrónica de Datos (RED), los datos determinados por orden ministerial, con carácter inmediato y, en todo caso, dentro de un plazo máximo de tres días hábiles contados desde la recepción de la comunicación de la baja médica.

El plazo es corto y empieza a contar cuando llega la notificación electrónica, no cuando alguien de la empresa se entera. Incumplirlo puede derivar en sanciones. Si quieres hacerte una idea del orden de magnitud que tienen las sanciones en materia laboral, puedes usar nuestra calculadora de sanciones.

Checklist para no llegar tarde

• Asignar un responsable claro de revisar las notificaciones electrónicas de la Seguridad Social cada día hábil.
• Asegurar que el certificado digital y la autorización al Sistema RED están vigentes y que hay más de una persona con acceso.
• Definir un canal interno único para que el trabajador avise de la baja: teléfono, app o correo, pero siempre el mismo.
• Registrar la fecha de recepción de cada comunicación para poder acreditar que se respondió dentro de plazo.
• Prever qué pasa en vacaciones y puentes: el reloj de los 3 días hábiles no se detiene porque el responsable no esté.

El impacto que no se ve: turnos, cuadrantes y jornada

Una baja no es solo un trámite administrativo: es un puesto de trabajo que se queda vacío, a menudo sin aviso previo y con la persona ya fuera de servicio. En sectores con turnos rotativos —hostelería, comercio, logística, sanidad, industria— cada baja obliga a rehacer el cuadrante del día, y a menudo de toda la semana.

Si los horarios se gestionan en un Excel compartido, ese recálculo es lento y propenso a errores: se duplican turnos, se descuidan descansos mínimos o se acumulan horas extraordinarias sin control. Y como la jornada hay que registrarla sí o sí, esas incidencias acaban aflorando en el registro horario.

Lo que se descontrola cuando llega una baja

• Turnos descubiertos que se cubren a toda prisa y generan horas extraordinarias no previstas.
• Descansos mínimos entre jornadas que se vulneran al rehacer el cuadrante con prisas.
• Ausencias mal clasificadas, que distorsionan los indicadores y el cálculo de vacaciones.
• Justificantes y comunicaciones dispersos entre correos, chats y cajones.

Cómo te ayuda Horalia a gestionar las bajas

Horalia no sustituye al Sistema RED —esa transmisión es tuya o de tu asesoría—, pero sí resuelve todo lo que ocurre en la empresa alrededor de una baja: el aviso, la clasificación de la ausencia, la cobertura del turno y la trazabilidad documental.

Todo el circuito interno de la baja, en un solo lugar

• Comunicación de la baja desde el móvil por parte del trabajador y aviso inmediato al responsable, con fecha y hora registradas.
• Clasificación de la ausencia en la gestión de ausencias, con el impacto automático en el calendario del equipo.
• Recálculo de los turnos y de los cuadrantes para cubrir el puesto vacío respetando los descansos legales.
• Custodia de los justificantes y las comunicaciones en la gestión documental con firma electrónica.
• Registro de jornada coherente con la ausencia, sin fichajes fantasma ni horas mal imputadas.

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