5 de abril de 2026
Cómo prepararse ante la llegada del nuevo control horario digital
El decreto del fichaje digital obligatorio aún no está publicado, pero la obligación de registrar la jornada lleva en vigor desde 2019. Te explicamos qué exige ya la ley, qué cambiará y cómo adaptarte sin esperar.
Muchas empresas y autónomos con empleados siguen controlando las horas de sus trabajadores con una hoja de cálculo, con anotaciones en papel o, directamente, de forma verbal. Llevan años haciéndolo así sin que haya pasado nada. Pero eso no significa que estén cumpliendo la ley.
Desde mayo de 2019, el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores obliga a todas las empresas —sin excepción por tamaño ni sector— a registrar diariamente la jornada de cada empleado, conservar ese registro durante cuatro años y tenerlo disponible para los trabajadores y la Inspección de Trabajo en cualquier momento.
Lo que aún está pendiente es la obligación de que ese registro sea exclusivamente digital, inalterable y accesible en remoto para la Inspección. Ese es el paso que el Gobierno lleva meses intentando regular mediante decreto y que el Consejo de Estado frenó a finales de marzo de 2026. Mientras se resuelve el marco normativo definitivo, conocer qué exige ya la ley —y qué características deberá tener el software que lo cumpla— es la mejor forma de no llegar tarde.
Lo que ya es obligatorio desde 2019
El Real Decreto-ley 8/2019 no dejó margen de interpretación: todas las empresas están obligadas a registrar la jornada laboral diaria de sus empleados. El registro debe reflejar la hora de inicio y de fin de la jornada, conservarse durante cuatro años y estar disponible para los propios trabajadores, sus representantes y la Inspección de Trabajo cuando lo soliciten.
La norma no especificó que el registro tuviera que ser digital. Admitía el papel, el Excel y cualquier otro formato, siempre que el registro fuera objetivo, fiable y accesible. Lo que no permitía —aunque en la práctica ocurría con frecuencia— era no llevarlo o hacerlo de forma que no pudiera acreditarse ante la Inspección.
Atención
No llevar el registro de jornada, o hacerlo de forma que no cumpla los requisitos mínimos, es una infracción grave según la LISOS, con multas de entre 751 y 7.500 euros por infracción. En empresas con varios empleados, esas sanciones se aplican por trabajador afectado, lo que multiplica el importe de forma significativa.
Lo que está pendiente: el decreto del fichaje digital obligatorio
El Ministerio de Trabajo lleva desde mediados de 2024 trabajando en un decreto que reforzaría la obligación vigente con un requisito nuevo: el registro de jornada tendría que ser exclusivamente digital, con características técnicas específicas que garanticen su inalterabilidad, trazabilidad y accesibilidad en tiempo real para la Inspección de Trabajo.
El Consejo de Ministros aprobó la tramitación urgente del decreto el 30 de septiembre de 2025, pero el 23 de marzo de 2026 el Consejo de Estado emitió una resolución muy crítica contra el texto: consideró que presenta deficiencias importantes en la evaluación del impacto económico sobre las pymes, que determinadas obligaciones deberían tramitarse como ley y no como reglamento, y que el decreto no se adapta adecuadamente a las particularidades de distintos sectores.
El decreto aún no ha sido publicado en el BOE. Algunas fuentes especializadas apuntan a un posible retraso hasta 2027. Pero conviene no confundir la incertidumbre sobre el decreto con la ausencia de obligaciones: el registro de jornada sigue siendo exigible desde 2019, con o sin decreto nuevo.
Qué exigirá el nuevo decreto cuando se apruebe
Aunque el texto esté pendiente de publicación, los requisitos técnicos del borrador son ya conocidos. Estos son los cambios principales respecto al sistema actual:
Nuevas exigencias del decreto de fichaje digital
- Digitalización obligatoria: el papel y el Excel dejan de ser válidos. El registro tendrá que hacerse con un sistema informático que garantice la integridad de los datos.
- Inalterabilidad y trazabilidad: cualquier corrección queda registrada junto al dato original, con usuario, fecha y motivo del cambio.
- Acceso remoto para la Inspección: la Inspección de Trabajo podrá acceder telemáticamente a los registros en tiempo real, sin necesidad de personarse en la empresa.
- Registro completo de la jornada: no solo la hora de entrada y salida, también las pausas, las horas extraordinarias y su compensación, y la modalidad de trabajo (presencial o en remoto).
- Conservación durante cuatro años: con garantías técnicas de seguridad y disponibilidad.
- Cumplimiento del RGPD: los datos de los empleados deben tratarse con cifrado, control de accesos y base legal documentada.
- Prohibición de datos biométricos salvo excepciones muy específicas y debidamente justificadas.
Plazo de adaptación
Una vez publicado el decreto en el BOE, el plazo de adaptación previsto es de solo 20 días desde su entrada en vigor. Las empresas que no tengan el sistema listo cuando se publique tendrán menos de tres semanas para adaptarse, sin período de gracia adicional.
Por qué no conviene esperar al decreto
Según datos recientes del sector, alrededor del 74% de las pymes españolas todavía utiliza métodos manuales para el control horario de sus empleados. Solo un 26% dispone de un software específico. En un tejido empresarial donde predominan las empresas de menos de diez empleados, esa proporción probablemente es aún mayor.
El argumento para no esperar no es solo normativo. Un sistema de control horario digital resuelve problemas prácticos que muchas empresas tienen de forma recurrente: disputas sobre horas extra no registradas, dificultad para acreditar las jornadas en caso de inspección o conflicto laboral, y tiempo invertido cada mes en cuadrar manualmente los registros para preparar las nóminas.
Adoptar un sistema digital ahora no es adelantarse a una norma futura: es cumplir con la que ya existe, y hacerlo de una forma que garantiza el cumplimiento también cuando el decreto entre en vigor, con independencia de cuándo sea.
Qué debe tener un software de control horario para cumplir la normativa
No todos los programas de fichaje que existen en el mercado cumplen con los requisitos que exige la normativa actual y que exigirá el decreto cuando se publique. Estos son los criterios que hay que verificar antes de elegir una herramienta:
Requisitos mínimos que debe cumplir el software
- Registro completo: hora de inicio, fin, pausas y horas extra de cada empleado cada día.
- Inalterabilidad: cualquier modificación posterior queda registrada con usuario, fecha y motivo. El dato original no desaparece.
- Conservación de cuatro años: el sistema debe garantizar que los datos se almacenan de forma segura durante ese plazo mínimo.
- Acceso para el empleado: cada trabajador debe poder consultar su propio registro en cualquier momento.
- Disponibilidad para la Inspección: la empresa debe poder proporcionar los registros de forma inmediata cuando se los soliciten.
- Cumplimiento del RGPD: con cifrado, control de accesos y base legal documentada.
- Compatibilidad con el teletrabajo: si hay empleados en modalidad remota, el sistema debe registrar su jornada con la misma fiabilidad.
Horalia: preparada para el presente y para el decreto
Horalia es una plataforma de gestión laboral diseñada para pymes y autónomos con empleados que cumple ya con todos los requisitos exigidos por la normativa de 2019 y con los que establece el borrador del decreto pendiente. Su arquitectura garantiza la inalterabilidad del registro, el acceso individual de cada empleado a sus datos y la generación inmediata de informes para la Inspección de Trabajo.
Por qué Horalia es la solución adecuada
Más allá del cumplimiento normativo, Horalia aporta valor en el día a día:
- Fichaje multidispositivo: desde el móvil, el navegador o un terminal físico, en presencial o en remoto.
- Registro inalterable con log de modificaciones: cualquier cambio queda trazado con usuario y timestamp.
- Informes automáticos listos para la Inspección: exportables en segundos, sin preparación manual.
- Gestión de ausencias y vacaciones: solicitudes, aprobaciones y seguimiento integrados.
- Planificación de turnos y horarios: visual e intuitiva, adaptada a equipos con horarios variables.
- Gestión documental con firma biométrica digital: contratos, nóminas y comunicaciones sin papel.
- Implementación en menos de un día: sin necesidad de formación técnica especializada.
La incertidumbre sobre el decreto no es una excusa para no cumplir con la obligación que ya existe. Con Horalia, la empresa cumple hoy con la normativa vigente y estará lista para el decreto el día en que se publique, sin necesidad de cambiar de herramienta ni de adaptarse con urgencia.
Conclusión
El 74% de las pymes españolas aún lleva el control horario en papel o Excel. Eso ya es una infracción. Digitalizar el registro ahora con Horalia es cumplir con la ley actual y prepararse para el nuevo decreto, con una herramienta que además gestiona ausencias, turnos, documentos y firma digital, todo desde un único lugar.
