Cómo gestionar el personal de la empresa cuando no tienes departamento de RRHH

En la inmensa mayoría de empresas españolas no hay nadie dedicado en exclusiva a Recursos Humanos. Según el Directorio Central de Empresas (DIRCE) del INE, a 1 de enero de 2025 había 3,31 millones de empresas activas en el país, pero más de la mitad no tenía ningún empleado. De los cerca de 1,5 millones que sí dan trabajo a alguien, casi 6 de cada 10 tienen solo uno o dos empleados y apenas un 5% llega a los 20 trabajadores. Los RRHH los lleva el gerente entre reunión y reunión, la persona de administración a ratos o directamente la gestoría una vez al mes.

El problema no es la falta de departamento. El problema es que las obligaciones laborales no dependen del tamaño de la empresa: el registro horario del artículo 34.9 del Estatuto, el registro retributivo, el calendario de vacaciones o la conservación de la documentación se aplican exactamente igual si tienes tres personas que si tienes trescientas. Este artículo explica cómo ordenarlo sin contratar a nadie y sin montar ningún departamento.

Quién lleva realmente los Recursos Humanos en una pyme

Cuando no hay departamento, las funciones de RRHH no desaparecen: se reparten. La gestoría se encarga de las nóminas, de las altas y bajas en la Seguridad Social y de las comunicaciones al SEPE. El resto —vacaciones, fichajes, horarios, contratos firmados, permisos, incidencias— acaba en una sola persona que lo hace además de su propio trabajo, normalmente con una hoja de cálculo y la bandeja de correo.

Ese modelo funciona hasta un punto muy concreto: mientras puedas recordarlo todo de memoria. A partir de ocho o diez personas, cada cambio de turno, cada día de vacaciones pendiente y cada documento por firmar se convierten en una pequeña decisión que tienes que tomar sin datos. Y cuando esa persona está de vacaciones o se va de la empresa, la información se va con ella.

Las obligaciones no dependen del tamaño de la empresa

Hay una idea muy extendida —y muy cara— según la cual la normativa laboral es cosa de las empresas grandes. No lo es. La mayoría de obligaciones nacen con el primer trabajador contratado, y la Inspección de Trabajo no aplica descuentos por volumen. El ejemplo más claro es el registro de jornada.

La empresa garantizará el registro diario de jornada, que deberá incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora, sin perjuicio de la flexibilidad horaria que se establezca.

El mismo artículo obliga a conservar los registros cuatro años y a tenerlos a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes y de la Inspección. No hay ningún umbral de plantilla: basta con tener una persona contratada para estar obligado. Y el nuevo reglamento de registro horario digital, pendiente de aprobación, lo endurecerá aún más exigiendo acceso remoto e inmediato por parte de la Inspección.

Qué obligaciones tienes según el tamaño de la plantilla

• Desde el primer trabajador: registro diario de jornada (art. 34.9 ET), registro retributivo con los valores medios desglosados por sexo y grupo profesional (art. 28.2 ET y RD 902/2020), entrega del recibo de salarios (art. 29.1 ET), calendario laboral anual expuesto en el centro (art. 34.6 ET) y plan de prevención de riesgos laborales (Ley 31/1995).
• Desde el primer trabajador, también: registro del contrato en la oficina pública de empleo dentro de los 10 días siguientes a su formalización (art. 16.1 ET) y política interna de desconexión digital (art. 88 de la LOPDGDD).
• Hasta 10 trabajadores —o hasta 25 si hay un único centro de trabajo—: el empresario puede asumir personalmente la actividad preventiva si desarrolla habitualmente su actividad en el centro y tiene la capacidad necesaria (art. 30.5 de la Ley 31/1995).
• A partir de 50 personas: plan de igualdad negociado y registrado (RD 901/2020), medidas planificadas LGTBI (RD 1026/2024) y canal interno de información de la Ley 2/2023.
• Siempre que haya teletrabajo regular: acuerdo de trabajo a distancia por escrito y registro horario adaptado (Ley 10/2021).

Si te acercas al umbral de los 50, conviene anticiparlo: el canal de denuncias tiene requisitos de confidencialidad y plazos de respuesta que no se improvisan. Lo detallamos en el artículo sobre la Ley 2/2023 y el canal de denuncias.

Por qué el Excel y el correo se te quedan cortos

La hoja de cálculo no es el problema en sí misma: el problema es que no tiene trazabilidad, no avisa a nadie y no prueba nada ante una inspección. Estos son los puntos donde falla siempre, y no dependen de lo bien hecha que esté.

Los cinco puntos donde falla la gestión por Excel y correo

• No demuestra nada: un Excel se puede modificar a posteriori sin dejar rastro. El registro horario debe ser fiable e inalterable, y una hoja editable difícilmente lo acredita ante la Inspección.
• Las vacaciones se solapan: sin un calendario compartido, las peticiones se aprueban por orden de llegada y nadie ve que media tienda tiene reservada la misma quincena hasta que es demasiado tarde.
• Los documentos se pierden: contratos, anexos, nóminas y acuses de recibo repartidos entre correos, carpetas y cajones. Cuando necesitas el documento firmado, siempre es el que no aparece.
• Todo pasa por una sola persona: cada consulta sobre días pendientes, cada cambio de turno y cada justificante genera una interrupción. Es el cuello de botella que hace que la gestión de personal parezca ocupar el doble de lo que debería.
• No hay datos para decidir: sin saldo horario ni histórico de ausencias no se puede saber quién acumula exceso de horas, quién tiene días pendientes ni si el absentismo sube o baja.

Los cuatro procesos que debes ordenar primero

No hace falta digitalizarlo todo a la vez. Hay un orden que funciona bien porque empieza por lo que es obligatorio y por lo que más tiempo te come cada semana.

Por este orden

• 1. Registro horario: es la única obligación de esta lista que la Inspección puede comprobar en cinco minutos y sancionar el mismo día. Debe recoger inicio y fin de jornada de cada persona, cada día, y conservarse cuatro años.
• 2. Vacaciones y ausencias: un calendario único con el saldo de días de cada persona, las solicitudes y las aprobaciones. Elimina la mitad de las consultas que llegan por correo y evita los solapamientos.
• 3. Documentación y firma: contratos, anexos, política de desconexión, protocolos y comunicaciones, con constancia de entrega y de firma. Es lo que te salva cuando hay una reclamación.
• 4. Horarios y turnos: publicar el cuadrante con antelación y notificar los cambios. En hostelería, retail o sanidad es el proceso que genera más fricción diaria y el que más gana al digitalizarse.

El segundo punto tiene además un plazo legal que se incumple constantemente: las vacaciones no se pueden comunicar sobre la marcha, sino que el calendario tiene que estar cerrado con dos meses de antelación.

El calendario de vacaciones se fijará en cada empresa. El trabajador conocerá las fechas que le correspondan dos meses antes, al menos, del comienzo del disfrute.

Qué cuesta hacerlo mal

La comparación honesta no es entre «gastar en software» y «no gastar», sino entre el coste de ordenar la gestión y el coste de no hacerlo. Estos son los importes vigentes del texto refundido de la Ley sobre infracciones y sanciones en el orden social (LISOS).

Importes de las sanciones más habituales

• No llevar el registro de jornada: infracción grave de 751 a 7.500 €, aplicable por trabajador afectado.
• No tener registro retributivo o no facilitarlo: infracción grave de 751 a 7.500 €; si se traduce en discriminación salarial, muy grave de 7.501 a 225.018 €.
• No implantar el plan de igualdad cuando es obligatorio: infracción grave de 751 a 7.500 €, que llega a 225.018 € cuando el plan derivaba de un acuerdo sustitutorio de una sanción.
• No evaluar los riesgos laborales, incluidos los psicosociales: infracción grave de 2.451 a 49.180 €.
• No disponer de canal interno de información cuando corresponde: infracción muy grave de la Ley 2/2023, con multas de hasta 1.000.000 € para personas jurídicas.

Además de la multa está el coste invisible: el recargo y los intereses si el acta llega acompañada de liquidación de cuotas, y la dificultad de defenderte en un juicio por horas extraordinarias cuando no tienes registros. Puedes estimar la exposición concreta de tu empresa con nuestra calculadora de sanciones.

La clave: que el empleado se gestione solo

Aquí está el cambio de mentalidad que más tiempo ahorra. Cuando no hay departamento de RRHH, el objetivo no es hacer la gestión más rápida: es quitársela de encima a la persona que se ha convertido en el cuello de botella. Y eso se consigue dando autonomía a la plantilla.

Si cada persona ficha desde el móvil, consulta sus días pendientes sin preguntar, pide las vacaciones desde la app y firma los documentos en el mismo sitio, el volumen de consultas cae en picado. Al responsable solo le queda lo que realmente requiere criterio: aprobar o denegar. El resto —el cálculo de saldos, los avisos, el archivo, la conservación durante cuatro años— lo hace el sistema.

Por dónde empezar cuando la gestión del personal recae solo en ti: un plan de 30 días

Intentarlo todo a la vez es la forma más segura de abandonarlo en la segunda semana. Un orden realista, en cuatro pasos de una semana cada uno:

Un mes para dejarlo ordenado

• Semana 1 · Haz inventario: cuántas personas tienes, con qué tipo de jornada, cuántos días de vacaciones le quedan a cada una y dónde están hoy los contratos firmados. Si esas cuatro respuestas no las tienes en menos de diez minutos, ya sabes por dónde empieza el problema.
• Semana 2 · Pon el fichaje en marcha: da de alta al equipo, explica en cinco minutos cómo se ficha y fija la fecha a partir de la cual el papel y el Excel dejan de valer. Es el paso que cierra la exposición legal más inmediata.
• Semana 3 · Traslada las vacaciones y ausencias: carga los saldos de días y abre las solicitudes desde la app. A partir de ahí el calendario es único y visible, y las peticiones dejan de llegar por WhatsApp.
• Semana 4 · Ordena la documentación: sube los contratos y anexos vigentes, envía a firmar lo que esté pendiente y deja establecido el circuito para las altas futuras.
• A partir del segundo mes: horarios y turnos publicados con antelación, informes mensuales de jornada y absentismo, y revisión del registro retributivo.

Cómo gestionar el personal con Horalia

Horalia está pensada exactamente para este escenario: empresas sin departamento de RRHH donde la gestión de personal la lleva alguien que ya tiene otro trabajo. Todo está en una sola plataforma, los empleados acceden desde el móvil y la configuración inicial se hace en una tarde.

Todo lo que cubre, sin contratar a nadie

• Fichaje desde el móvil, el navegador o un terminal fijo, con registros inalterables, trazabilidad de cualquier modificación y conservación automática de los 4 años que exige el artículo 34.9 del Estatuto.
• Vacaciones y ausencias con autoservicio: cada persona ve su saldo y pide los días desde la app; tú solo apruebas o deniegas, y el calendario de equipo avisa de los solapamientos.
• Horarios y cuadrantes de turnos publicados con antelación y con notificación automática de los cambios, con saldo horario en tiempo real para ver quién acumula horas de más o de menos.
• Gestión documental con firma electrónica: contratos, anexos, políticas y comunicaciones firmados a distancia, con constancia de entrega y archivo centralizado.
• Canal de denuncias integrado, listo por si llegas al umbral de 50 personas o lo quieres implantar antes de forma voluntaria.
• Informes de jornada, horas extra y absentismo exportables, para tener la documentación preparada antes de que te la pidan y no después.

Si lo que tienes delante es una contratación, también te puede ayudar el artículo sobre cómo reclutar personal con un software ATS. Puedes probar Horalia gratis y tener el registro horario funcionando hoy mismo.