Nuevo control horario para pymes: se aprobará antes del 31 de julio de 2026

La cuenta atrás para el nuevo control horario digital entra en su fase final. La ministra de Trabajo, Yolanda Díaz, ha confirmado que el reglamento del registro de jornada está prácticamente listo y que el Gobierno prevé aprobarlo antes del 31 de julio de 2026, cumpliendo así el compromiso adquirido con los sindicatos antes del parón estival.

Si el Consejo de Ministros da luz verde en los próximos días, miles de autónomos con trabajadores y pequeñas empresas tendrán que revisar sus actuales sistemas de fichaje para adaptarse a las nuevas obligaciones de registro digital, acceso remoto para la Inspección y trazabilidad de la jornada.

Díaz quiere aprobar el nuevo control horario de forma inminente

Tras varios meses de retrasos y un duro dictamen del Consejo de Estado, el Ministerio de Trabajo afronta la recta final del real decreto que desarrollará el registro de jornada para todas las empresas y autónomos con empleados. Díaz ha asegurado que la norma se encuentra en su fase final de negociación dentro del Gobierno.

“El reglamento está prácticamente listo y mi intención es que vea la luz antes del 31 de julio.”

La presión ha aumentado en las últimas semanas: los sindicatos CCOO y UGT han advertido de que dejarán de negociar nuevos acuerdos con el Ejecutivo si el registro horario digital no se aprueba antes del verano. La ministra también ha justificado la urgencia por el elevado volumen de horas extraordinarias que, según Trabajo, siguen sin declararse correctamente cada año.

¿Qué plazo de adaptación tendrán las pymes?

Una de las grandes incógnitas es el tiempo del que dispondrán las empresas para adaptarse una vez publicado el real decreto en el BOE. Las primeras versiones de la reforma contemplaban un periodo transitorio de seis meses, pero el asunto sigue abierto:

El debate sobre los plazos

• El Ministerio de Economía defiende ampliar el plazo hasta un año para las pymes, por el coste económico y organizativo de sustituir sistemas en papel o apps no válidas.
• El último borrador oficial del real decreto ya no incluye ningún régimen transitorio específico: solo prevé que el reglamento entre en vigor a los 20 días de su publicación en el BOE.
• El texto definitivo aún no está cerrado y el Gobierno podría introducir un régimen transitorio de última hora para facilitar la adaptación de las pequeñas empresas.

Nuevas obligaciones para pymes y autónomos

Aunque el contenido definitivo dependerá del texto aprobado, el último proyecto conocido permite anticipar las principales obligaciones que asumirán las empresas con trabajadores:

Lo que exigirá el nuevo registro horario digital

• Registro diario por medios digitales, objetivo, fiable y accesible: desaparecen muchos sistemas tradicionales de fichaje en papel.
• Cada trabajador deberá registrar personalmente el inicio y el final de su jornada, así como las pausas que no sean tiempo de trabajo efectivo.
• Trazabilidad total: cualquier modificación de un registro debe dejar constancia de quién la hizo, cuándo y qué cambió.
• Protocolo interno de organización y funcionamiento del registro, e información y formación a toda la plantilla.
• Conservación de los datos durante cuatro años.
• Acceso inmediato de los trabajadores y sus representantes a sus registros.
• Acceso remoto y en cualquier momento de la Inspección de Trabajo al registro de jornada.

Este último punto —el acceso remoto de la Inspección— es uno de los que más preocupa a las empresas, ya que facilitará comprobar jornadas superiores a las declaradas u horas extraordinarias no registradas. Puedes profundizar en el detalle de la norma en nuestra guía sobre el software de control horario para cumplir la ley.

¿A quién afecta más? Hostelería, comercio, transporte y servicios

El nuevo reglamento obligará especialmente a los pequeños negocios de sectores como la hostelería, el comercio, el transporte o los servicios a revisar sus sistemas de control horario y valorar soluciones digitales capaces de cumplir todos los requisitos técnicos. Son sectores con turnos rotativos, personal a tiempo parcial y alta estacionalidad, donde llevar el registro en papel o en Excel se vuelve inviable.

Cómo prepararte antes del 31 de julio

El margen es reducido y conviene no esperar al último momento. Estos son los pasos prioritarios:

Checklist para llegar a tiempo

• Auditar tu sistema actual: ¿es digital, inalterable y accesible en remoto?
• Sustituir el papel y las hojas de cálculo por un sistema de fichaje digital válido.
• Asegurar que los trabajadores en remoto también fichan correctamente.
• Garantizar el acceso de cada trabajador a su propio registro y la conservación durante cuatro años.
• Preparar el protocolo interno e informar a la plantilla.

Horalia: cumple con el nuevo control horario desde el primer día

La buena noticia es que adaptarse no tiene por qué ser caro ni complicado. Horalia es una plataforma de gestión laboral diseñada para pymes y autónomos con empleados que ya cumple todos los requisitos previstos en el nuevo reglamento. No tendrás que cambiar de herramienta cuando la norma entre en vigor: con Horalia ya estás en regla.

Por qué Horalia cumple con el nuevo reglamento

• Fichaje digital multidispositivo: móvil, navegador o terminal físico, en presencial o en remoto.
• Registro inalterable con log de modificaciones: cada cambio queda trazado con usuario, fecha y motivo.
• Acceso en tiempo real de cada trabajador a su propio registro y conservación automática durante cuatro años.
• Informes exportables para la Inspección de Trabajo en segundos.
• Gestión integrada de ausencias y vacaciones, turnos y documentos laborales.

¿Quieres saber a cuánto podría ascender una sanción en tu empresa si no cumples con la normativa de registro horario? Utiliza nuestra calculadora de sanciones y obtén una estimación en segundos. Y si quieres verlo en acción, prueba Horalia gratis.