29 de octubre de 2025
Nuevo registro horario 2025
Todo lo que debe saber tu empresa sobre la nueva normativa de registro de jornada digital que prepara España para 2025-2026.
Tras la entrada en vigor del Real Decreto‑ley 8/2019 en mayo de 2019, las empresas españolas ya tenían la obligación de llevar un registro de jornada. Sin embargo, la normativa que está en tramitación para 2025 supone un salto cualitativo hacia el fichaje digital obligatorio, con nuevos requisitos de trazabilidad, accesibilidad y control.
Este nuevo registro horario digital se orienta a garantizar que todas las horas trabajadas (entrada, salida, pausas y horas extra) queden registradas, inalterables y accesibles tanto para el trabajador como para la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.
Clave
La empresa debe disponer de un sistema digital que registre automáticamente el inicio y fin de la jornada, así como las interrupciones, y que permita acceso remoto a los datos por los trabajadores y por la Inspección.
¿Por qué llega este nuevo registro digital?
El Gobierno ha señalado que pese a que ya existía una obligación de registro desde 2019, muchos sistemas usados (papel, Excel, ficheros manipulables) no ofrecían garantías suficientes de fiabilidad y transparencia. Con este marco, se quiere reforzar la protección del trabajador frente a horas no declaradas y dotar a las empresas de mecanismos más sólidos de cumplimiento.
“El registro digital de la jornada es una garantía para un control efectivo, accesible y fiable, que protege a la persona trabajadora y avala a la empresa.”
Objetivos del nuevo régimen
Con esta reforma se persiguen varios fines fundamentales:
- Que todo fichaje sea digital, con trazabilidad y sin uso de papel o Excel fácilmente manipulable.
- Que los trabajadores, incluidos los que hacen teletrabajo o prestan servicios externos, estén integrados en el sistema.
- Que la Inspección de Trabajo tenga acceso remoto a los registros en tiempo real o casi real para verificar cumplimiento.
- Que los registros se conserven durante al menos cuatro años y estén disponibles para consulta tanto de los trabajadores como de sus representantes.
¿Qué cambios introduce frente al régimen anterior?
Estas son algunas de las novedades más relevantes que incorpora el nuevo modelo:
Cambios clave
Resumen comparativo entre el modelo vigente (RDL 8/2019) y el nuevo régimen 2025.
- Registro digital obligatorio frente a sistemas manuales.
- Obligación para todas las empresas de cualquier tamaño y todos los trabajadores, incluyendo teletrabajo.
- Mayor exigencia técnica: autenticación del trabajador, datos inalterables, trazabilidad y geolocalización en los fichajes.
- Acceso remoto de los registros por la Inspección.
- Eliminación progresiva de sistemas como papel o Excel como única vía de registro.
¿Cuándo entra en vigor y qué plazo de adaptación tienen las empresas?
Aunque el nuevo régimen fue aprobado en el Consejo de Ministros el 30 de septiembre de 2025, se espera que entre en vigor a principios de 2026, una vez publicados los informes preceptivos y el texto sea inscrito en el Boletín Oficial del Estado (BOE).
Plazo de adaptación
Las empresas tendrán un plazo de hasta 6 meses tras la publicación en el BOE para adaptar sus sistemas al nuevo modelo digital.
¿Qué métodos de registro serán válidos?
El enfoque del nuevo régimen exige sistemas digitales robustos. Entre los métodos más recomendados destacan las aplicaciones móviles o software de control horario con autenticación individual y registro automático.
Nota técnica
Se desaconseja el uso exclusivo de hojas de Excel o papel como sistema principal, ya que estos medios pueden no cumplir los requisitos de trazabilidad e inalterabilidad del nuevo régimen.
Consecuencias de no adaptar el registro horario digital
El incumplimiento del nuevo modelo de registro puede acarrear sanciones importantes, además de riesgos reputacionales y operativos para la empresa.
Riesgos para la empresa
Entre las sanciones y efectos adversos están:
- Imposición de multas específicas por trabajador afectado, lo que incrementa el coste potencial.
- Presunción de jornada completa para contratos a tiempo parcial si no hay registro fiable.
- Mayor exposición ante inspecciones y pérdida de confianza de los empleados.
Conclusión
El nuevo registro horario digital supone para la empresa una obligación legal (y para el trabajador, una garantía de sus derechos). Adoptar a tiempo un sistema adecuado no solo evita sanciones, sino que permite mejorar la gestión de recursos humanos y reforzar los procesos de cumplimiento interno.
