15 de noviembre de 2025
Control horario con geolocalización
Explicamos cómo funciona el registro horario con geolocalización, sus implicaciones legales, técnicas y de privacidad.
El control horario con geolocalización es una alternativa avanzada para empresas con trabajadores móviles o desplazados, que permite registrar no solo la hora de entrada y salida, sino también la ubicación en el momento del fichaje.
¿Qué es el control horario por geolocalización?
Se trata de un sistema en el que, al fichar, se captura la posición del trabajador (por ejemplo, mediante GPS o redes autorizadas) junto con el sello de tiempo y la identidad del empleado. Así, se puede verificar no solo que el fichaje se ha realizado, sino desde dónde.
¿Cómo funciona el fichaje geolocalizado?
Cuando un trabajador marca su entrada o salida, la aplicación registra automáticamente la hora, su identidad (a través de usuario, PIN, QR u otro método) y su ubicación. Esta información se guarda en un servidor seguro, cifrada y con un sello temporal que garantiza su integridad.
Atención a la privacidad
La ubicación se registra solo en el momento del fichaje, no hay un seguimiento constante del trabajador, lo que ayuda a proteger su intimidad y cumple con los principios de proporcionalidad.
Aspectos legales y cumplimiento normativo
Para que este sistema sea legal, debe respetar las leyes laborales y también las normas de protección de datos. Es fundamental que la empresa informe previamente a los empleados, limite la recogida de datos a lo estrictamente necesario y justifique por qué necesita la geolocalización.
Obligaciones clave para la empresa
Al implantar geolocalización en el control horario, la empresa debería:
- Informar por escrito al personal sobre cómo y para qué se usará su ubicación.
- Registrar únicamente los datos esenciales: hora, localización y usuario.
- Garantizar la seguridad y confidencialidad de los datos mediante cifrado y control de accesos.
- Conservar los registros durante un tiempo adecuado (por ejemplo, varios años) y permitir acceso a los empleados.
- Justificar que el uso de la ubicación es proporcional a la finalidad laboral.
Requisitos técnicos mínimos
Para que el sistema sea aceptable desde el punto de vista legal y técnico, se recomienda que:
- Registre la hora y la ubicación con un sello temporal inmutable.
- Valide la identidad del trabajador correctamente antes de permitir el fichaje.
- Cifre los datos tanto en tránsito como en almacenamiento.
- Desactive el GPS cuando no se está fichando para evitar rastreos innecesarios.
- Mantenga un registro de auditoría accesible sólo por personal autorizado.
Sistemas de geolocalización utilizados
Algunos de los métodos más usados son:
- GPS en el móvil: muy preciso, ideal para trabajadores en ruta o desplazamiento. La aplicación de Horalia, uno de los referentes en el sector, utiliza este eficaz método de geolocalización.
- Dirección IP: útil para oficinas o entornos con red fija, sin requerir coordenadas GPS.
- Wi-Fi: permite validar que un empleado está conectado a una red autorizada en un sitio concreto.
- Geofencing (zonas o perímetros): define áreas virtuales donde solo se permite fichar si el dispositivo está dentro.
- Beacons Bluetooth: dispositivos de corto alcance para zonas interiores (oficinas, almacenes) sin necesidad de GPS activo.
Privacidad y protección de datos
Dado que la ubicación es información sensible, es clave aplicar medidas de privacidad. La geolocalización debe activarse sólo para fichar, no durante toda la jornada, y los empleados deben tener garantizados sus derechos.
Buenas prácticas para proteger la privacidad
Entre las medidas recomendadas se encuentran:
- Activar la geolocalización solo en el momento del registro de entrada o salida.
- Realizar una Evaluación de Impacto de Privacidad si el sistema lo requiere.
- Cifrar los datos de ubicación para evitar que sean accesibles sin autorización.
- Eliminar o anonimizar los datos antiguos cuando ya no sean necesarios.
- Ofrecer métodos alternativos de fichaje para quienes prefieran no compartir su ubicación.
Peligro potencial
Un uso incorrecto, como el seguimiento continuo, conservar datos de más o no proteger adecuadamente la ubicación, puede generar sanciones por parte de las autoridades de protección de datos o laboral.
Errores comunes al implementar geolocalización
Algunos errores que las empresas suelen cometer son:
- Activar el GPS durante toda la jornada en lugar de solo al fichar.
- No informar correctamente a los trabajadores sobre el uso de sus datos de ubicación.
- Guardar coordenadas precisas más tiempo del necesario.
- Usar apps sin trazabilidad ni sello de tiempo confiable.
- Permitir fichajes desde ubicaciones no autorizadas sin control.
Sanciones posibles
El mal uso de la geolocalización puede conllevar sanciones tanto por parte del ente laboral como por las autoridades de protección de datos. Es esencial que el sistema cumpla todos los requisitos legales para evitar riesgos.
Cómo implantar un sistema de geolocalización de forma correcta
Para hacerlo bien, se puede seguir este plan:
- Seleccionar una herramienta como Horalia que garantice sello de tiempo, cifrado y auditoría.
- Definir las zonas autorizadas en caso de usar geofencing (sedes, obras, clientes…).
- Configurar la app para que la geolocalización solo se active puntualmente al fichar.
- Comunicar la política de registro horario al equipo, explicando cómo y cuándo se usa la ubicación.
- Formar a los empleados y hacer auditorías regulares para asegurar que todo funciona correctamente y respetando la privacidad.
Conclusión
El control horario con geolocalización puede ser una solución potente para empresas con trabajadores móviles. Si se gestiona bien, con transparencia, medidas de privacidad y sistemas técnicamente seguros, ofrece una forma legal y fiable de registrar la jornada laboral. La clave está en el equilibrio: usar la ubicación solo cuando es necesario, proteger los datos de los empleados y evitar cualquier tipo de vigilancia continua.
Resumen práctico
Un sistema de fichaje geolocalizado fiable debe registrar la hora y la ubicación solo al fichar, validar la identidad, cifrar datos, permitir auditoría, informar al empleado y respetar su privacidad.
Horalia ofrece un sistema de control horario con geolocalización seguro, preciso y totalmente adaptado a las necesidades de equipos móviles.
