El registro horario en papel se prohibirá en 2026

El Gobierno ha dado un paso decisivo: el secretario de Estado de Trabajo, Joaquín Pérez Rey, ha anunciado que el registro horario en papel quedará prohibido en España en 2026. El Ejecutivo conectará los registros empresariales con la Inspección de Trabajo de forma remota y automática antes del verano, acabando con décadas de fraude laboral amparado por un sistema manual manipulable.

La noticia llega tras la presentación de los datos de paro registrado y afiliación a la Seguridad Social del mes de abril de 2026, en cuya rueda de prensa Pérez Rey fue contundente sobre el sistema actual y el camino que queda por recorrer.

«Lo que ocurre en España es una indecencia»

Las palabras del secretario de Estado no dejaron lugar a dudas sobre la posición del Gobierno frente a los registros manuales:

"Lo que ocurre hoy en España es una indecencia: que bajo la excusa de hacer un registro en un papelito en blanco, manipulable las veces que haga falta, se condene a trabajadores a cobrar sin trabajar y a excesos de jornada inasumibles." — Joaquín Pérez Rey, secretario de Estado de Trabajo.

Pérez Rey añadió que los excesos de jornada no son solo un problema económico, sino también de salud: «Los excesos de jornada también matan desde el punto de vista de la ley de prevención de riesgos laborales. Complicidad con aquellos que incumplen, ninguna».

Las cifras que explican la urgencia

Los datos de la Inspección de Trabajo y el sindicato UGT para el periodo 2025-2026 revelan la magnitud del problema que el papel ha permitido mantener oculto:

Horas extra invisibles en España (2025)

• 331 millones de horas extraordinarias realizadas en 2025.
• 130 millones de horas (el 39%) no fueron retribuidas.
• Los trabajadores dejaron de percibir 2.500 millones de euros.
• El fraude generó un agujero de 775 millones de euros en las cotizaciones a la Seguridad Social.
• El 35% de las pymes y autónomos todavía usa registros manuales.

Multas de hasta 225.000 euros

Con la reforma de la LISOS (Ley de Infracciones y Sanciones en el Orden Social), las empresas que persistan en el uso del papel o manipulen los datos se enfrentarán a sanciones severas. El Gobierno ha dejado claro que la multa no puede resultar más barata que cumplir la ley:

Régimen sancionador del nuevo registro horario

• Infracción leve — Errores formales o retrasos en documentación: hasta 750 €.
• Infracción grave — No tener registro digital o seguir usando papel: de 751 € a 7.500 € por trabajador afectado.
• Infracción muy grave — Falsificar datos o excesos de jornada sin registro: hasta 225.018 €.

Recuerda que las infracciones graves se aplican individualmente por cada trabajador cuyo registro no sea conforme, lo que puede multiplicar el importe total de forma significativa. Puedes calcular cuánto podría costarte el incumplimiento con nuestra calculadora de sanciones.

Conexión automática con la Inspección de Trabajo

El Gobierno ha confirmado que la conexión de los registros empresariales con la Inspección de Trabajo será remota y automática antes de finales del verano de 2026. Esto significa que los inspectores podrán acceder en tiempo real a los registros de cualquier empresa sin necesidad de personarse físicamente en el centro de trabajo.

Esta digitalización pretende acabar con cuatro pilares del abuso laboral que el secretario de Estado ha identificado: la disponibilidad permanente que provoca burnout, la brecha de género en contratos parciales fraudulentos, la inseguridad jurídica del empleado y la competencia desleal entre empresas.

"Quiero creer que no habrá ningún ministerio de un gobierno progresista que ponga palos en las ruedas para que salga adelante una norma que hace justicia con las personas trabajadoras." — Joaquín Pérez Rey.

Horalia: la alternativa asequible al papel

Si tu empresa todavía usa papel o Excel para el registro horario, el momento de cambiar es ahora. Horalia es la plataforma de gestión laboral pensada para pymes y autónomos con empleados que te permite cumplir con toda la normativa desde el primer día, a un precio completamente asequible.

Por qué Horalia es la solución ideal

• Fichaje digital multidispositivo: móvil, navegador o terminal físico, en presencial o en remoto.
• Registro inalterable con log de modificaciones: cada cambio queda trazado con usuario y motivo.
• Acceso en tiempo real de cada trabajador a su propio registro.
• Conservación automática de datos durante cuatro años.
• Informes exportables para la Inspección de Trabajo en segundos.
• Preparado para la conexión automática con la Inspección de Trabajo.